Mithilfe eines neuen ERP-Systems hat sich der Hersteller von Brenn- und Kraftstoffzusätzen ERC Additiv Möglichkeiten verschafft, die dem Unternehmen aus Buchholz bei Hamburg vor allem im Wettbewerb deutliche Vorteile sichern.

Die Implementierung der neuen Lösung zeigte: Externes IT-Know-how gab der Einführung zusätzlichen Schub.
Zwar sind die Brenn- und Kraftstoffzusätze der ERC Additiv auch für den Endverbraucher gedacht, doch bislang produzierte der niedersächsische Additivhersteller fast nur für Geschäftskunden: Raffinerien, Tank­läger, Heizölhändler, aber auch Kfz-Werkstätten, die die Additive wiederum nutzen, um ihre Produkte und Services zu veredeln. Diese Palette der Vertriebskanäle weitet ERC Additiv derzeit deutlich aus. Denn das Unternehmen ist gerade dabei, den Verkauf bestimmter Kfz-Additive über Amazon kräftig anzukurbeln und parallel dazu eigene Webshops für unterschiedliche Zielgruppen zu errichten.

„Angesichts dieser Herausforderungen benötigen wir ein ERP-System, das über die Produktionssteuerung und die Warenwirtschaft hinaus wesentlich mehr Geschäftsabläufe abdeckt“, sagt Henning Meurer, der als Gesellschafter bei ERC Additiv auch das Business Development verantwortet. „Mit unserem bisherigen System der ersten Generation war das leider nicht möglich.“

Prozessorientiertes ERP für prozessorientierte Produktion

Letztlich habe das Unternehmen schon vor fast zehn Jahren damit begonnen, über Alternativen nachzudenken. Doch ist ERC Additiv kein völlig eigenständiges Unternehmen, sondern auch Teil der ERC-Gruppe. Deren Tochtergesellschaft ERC Technik z.B. ist im Anlagenbau unterwegs. Somit unterscheiden sich ihre Prozesse deutlich von denen im Additiv-Geschäft. Deshalb legte die Unternehmensgruppe denn auch fest: Die Töchter sollten jeweils selbstständig wählen können, welches ERP-System sie einsetzen wollen.

Für ERC Additiv stand diese Richtungsentscheidung an, als der bisherige ERP-Anbieter einen größeren Release-Wechsel ankündigte, der einer ERP-Neueinführung gleichgekommen wäre. So bot sich die Gelegenheit, wenn schon, denn schon richtig umzuziehen. Bei der Evaluierung des Marktes setzten Henning Meurer und sein Team u. a. auf externe Berater, die den hiesigen ERP-Markt genau kannten. „Es war eine Mischung mehrerer Gründe, die am Ende zu unserer Entscheidung für die GUS-OS Suite der GUS Group führte“, erinnert sich Meurer. „Zum einen benötigten wir umfassende Laborfunktionen, da wir gerade mit Blick auf unsere Gefahrgüteranalysen im Labor kontinuierlich durchführen und Qualitätssicherung betreiben. Auch wollten wir mit einem frei verteilbaren Pool an Lizenzen arbeiten und nicht mehr mit einer starren Lizenz für jeden Anwender.“

Vordefinierte Workflows als Basis

Darüber hinaus habe eine generelle Modernisierung angestanden – sei es mit Blick auf die genutzte Hardware oder die Benutzerfreundlichkeit der Bedienoberflächen. „Hinzu kommt: Wir wollten eine webbasierte und prozessorientierte Lösung, bei der wir uns an vordefinierten Workflows orientieren konnten. GUS bot all dies in ihrem Gesamtpaket an. Und sie sind auf Prozessfertiger spezialisiert, sodass die angebotenen Standard-Workflows eine gute Grundlage bildeten, um darauf auf ERC spezialisierte Workflows aufzubauen.“

Mittlerweile ist die neue ERP-Lösung angelaufen. Auf dem Weg dahin haben Meurer und sein Team vor allem folgende Erfahrungen mitgenommen: „Praktisch alle sagen, dass eine ERP-Einführung nicht einfach nur nebenher gestemmt werden kann“, erläutert Meurer. „Doch auch ich will noch einmal unterstreichen: Ohne ausreichende und dedizierte Ressourcen seitens der Fachabteilungen zieht sich ein solches Projekt unnötig in die Länge. Vor allem beim Testen sind die Fachkollegen unverzichtbar. Auch muss sichergestellt werden, dass der Kunde und der IT-Anbieter die gleiche Sprache sprechen, also genug IT-Know-how und -Erfahrung vorhanden ist.“ Dies realisierte ERC Additiv u. a. durch die Hinzunahme von zwei externen IT-Projektmanagern.

   Henning Meurer, Gesellschafter und Business Development Manager, ERC Additiv

„Wir sind nun in der Lage, ohne größeren Aufwand Schnittstellen zu externen Systemen aufzubauen."
 

Zentrales Team als Projektbeschleuniger

Auf diese Weise verfügte das Unternehmen über ein Projektteam aus vier sowohl internen als auch externen Fachkräften, die die Einführung zum Teil erheblich beschleunigten – sei es bei der Gestaltung von Schnittstellen zu Drittsystemen, beim allgemeinen Projektmanagement oder bei der Formulierung von Anforderungen gegenüber GUS.

Insbesondere der letzte Punkt erwies sich als erfolgsentscheidend, weil ERC Additiv über zum Teil sehr individuelle Geschäftsabläufe verfügt, die im System umgesetzt werden mussten – allen voran das Thema Energiesteuer. Diese Verbrauchssteuer fällt auf praktisch alle Additiv-Produkte an. Dabei verlangen die Systeme des Zolls die Angaben in Liter-Einheiten, während in der Branche international jedoch mit Kilogramm gerechnet wird. Hinzu kommt, dass die Standard- und Chargendichte der einzelnen Produkte abhängig von der jeweiligen Temperatur unterschiedlich ausfällt und damit immer wieder auf Standardwerte umgerechnet werden muss. Auch macht es einen Unterschied, ob ein Produkt nur im Inland, im EU-Ausland oder darüber hinaus versendet und besteuert wird. „Für alle diese Variablen mussten wir eigene Wege im Rahmen der GUS-OS Suite anlegen und dafür Varianten auch neu codieren lassen“, so Meurer.

Der Aufwand dafür hat sich aus Sicht des ERC Additiv-Gesellschafters gelohnt, weil das Business nun über eine zuvor unerreichte Transparenz verfügt: Daten und Informationen, etwa über abgeschlossene Kundenaufträge, müssen nicht mehr langwierig gesucht werden, sondern stehen per Mausklick zur Verfügung. Auch die Tür für die weitere Digitalisierung hat ERC Additiv mit der GUS-OS Suite weit aufgestoßen. So baut das Unternehmen derzeit Webportale für bestimmte Zielgruppen auf, über die Kunden direkt online bestellen können. Die dafür notwendigen Daten über Verfügbarkeit, Lieferzeiten oder Produkteigenschaften speist die neue ERP-Lösung ein.

Anbindung zahlreicher Drittsysteme

„Wir sind nun endlich in der Lage, ohne größeren Aufwand Schnittstellen zu externen Systemen aufzubauen“, freut sich Henning Meurer, „etwa zu unserem Logistiker, der nun alle Sendungen automatisiert übermittelt bekommt. Er kann somit gezielt disponieren, welche Fahrzeuge welcher Größe er zur Verfügung stellt, oder um welche Art von Gütern es sich handelt, etwa Gefahrgut. Auch die Dienstleister, die uns die notwendigen Sicherheitsdaten auf Basis unserer Rezepturen zur Verfügung stellen, sind nun in unsere IT-gesteuerten Workflows integriert.“
Früher habe ERC Additiv den Partnern hier nur ein PDF-Datenblatt zur Verfügung stellen können. Heute hingegen laufen die Informationen direkt und automatisiert in die Partnersysteme ein und umgekehrt. Dies hat z. B. dazu geführt, dass ERC Additiv die Etiketten für Großgebinde nun aus dem ERP-System heraus selbst drucken kann. Und nicht zuletzt der Datenaustausch mit der Buchhaltung, die die gesamte ERC-Gruppe abdeckt: Er läuft heute über Schnittstellen zur GUS-OS Suite.

Gesunkene Fehlerrate

„Die eigentliche Produktion läuft mit dem neuen ERP-System natürlich prinzipiell nicht anders“, ergänzt Meurer, „aber sie ist transparenter geworden. Die Kollegen im Büro sind nun immer und bis in die Details hinein auf dem neusten Stand, was die Abfolge der Produktionsaufträge angeht, welche Rohstoffe wie und wann verwendet werden oder wie groß die jeweiligen Bestände sind.“ Zudem sei die Qualität der Daten gestiegen: Automatisierte Übertragungen hätten die bei der manuellen Bearbeitung unvermeidlichen Fehler fast ganz abgestellt. Auch Umdisponierungen der Produktion lassen sich nun vor allem gezielter und wirtschaftlicher bewerkstelligen, da jeder Produktionsauftrag im ERP-System einem standardisierten Workflow folgt.

„Vor allem verfügen wir nun über eine solide Basis für die weitere Digitalisierung unseres Geschäfts und für neue Anwendungen“, zeigt sich Henning Meurer zuversichtlich. „Mit den geplanten Webportalen werden wir uns zusätzliche Wettbewerbsvorteile verschaffen. Und da wir nun prozessorientierter arbeiten, stehen uns ganz andere und wesentlich mehr Kennzahlen zur Verfügung – etwa für längerfristige Geschäftsprognosen oder eine erweiterte Produktionsplanung. Das Potenzial der neuen ERP-Lösung ist also bei weitem noch nicht ausgeschöpft.“

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   Premiumzusätze für Brenn-, Kraft- und Schmierstoffe

ERC Additiv ist als Teil der ERC Gruppe auf die Herstellung von Additiven für Brenn-, Kraft- und Schmierstoffe spezialisiert. Die Qualitätsprodukte „Made in Germany“ verbessern nachhaltig Effizienz, Leistung und Lebensdauer von Motoren und Anlagen. Sie kommen in verschiedenen Bereichen zum Einsatz, wie z.B. in Heizungssystemen, PKWs, Motorrädern, Nutzfahrzeugen, Booten und Notstromaggregaten. Die Premiumadditivierung von Heizöl mit ERC-Additiv-Produkten z.B. spart jährlich 460.000 t CO₂ ein.
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