Das setzt eine hohe Verfügbarkeit voraus. Gleichzeitig nehmen Branchenspezifika wie Haltbarkeitsdaten oder Verkaufsaktionen Einfluss auf das Supply Chain Management. Das vorhandene SAP-System konnte dem Familienunternehmen in der Vergangenheit keine ausreichende Unterstützung für eine passgenaue Materialversorgung bieten. Heute plant Voigt daher ausnahmslos mit einer Optimierungssoftware von Inform. Der Aufwand für die Disposition hat sich seither um beinahe 30% reduziert.

Das 1904 gegründete Familienunternehmen Voigt zählt an seinem Hauptsitz im Schweizer Romanshorn und der Zweigniederlassung in Neuendorf heute mehr als 300 Beschäftigte. Apotheken, Drogerien und Reformhäuser in der ganzen Deutschschweiz versorgt Voigt täglich mit Pharma- und Non-Pharma-Produkten. Der Pharmagroßhandel ist Teil der Voigt Gruppe, der auch die zwei weiteren Tochtergesellschaften Voigt Industrie Service und Voigt International angehören.

Fünf Disponentinnen sorgen beim Pharmagroßhändler für die optimale Verfügbarkeit von 40.000 lagerhaltigen Artikeln wie Medikamenten, Sonnenschutz oder Nahrungsergänzungsmitteln. Zusätzlich zu diesem bereits enormen Produktportfolio stellt das Unternehmen weitere 30.000 Artikel für individuelle Kundenbedürfnisse bereit. „Unser Ziel ist es, mit exzellenter Warenverfügbarkeit, einem fachhandelorientierten Sortiment und guten Konditionen zum Erfolg unserer Kunden beizutragen", so Dietmar Stock, Bereichsleiter Beschaffung und Logistik.

Spezielle Herausforderungen im Gesundheitswesen

Eine gute und v.a. wirtschaftliche Warenverfügbarkeit zu garantieren, ist bei den besonderen Anforderungen, die im Pharmagroßhandel und dem Gesundheitswesen insgesamt herrschen, keine leichte Aufgabe.

„Neben den teilweise recht kurzen Haltbarkeiten, zum Beispiel bei Produkten aus dem Reformsortiment, hat auch ein starkes Saisongeschäft Einfluss auf unsere Planung. Der Bedarf von Sonnenschutz ist zum Beispiel abhängig von der Temperatur und auch Erkältungswellen oder die Heuschnupfensaison können in jedem Jahr leicht unterschiedlich ausfallen“, sagt Stock.

Zusätzlicher Druck entsteht durch die Sensibilität der Kunden. „Im akuten Krankheitsfall oder bei chronischen Leiden kann kein Patient auf sein Medikament warten. Deshalb beliefern wir die Apotheken und Drogerien bis zu dreimal täglich und dies teilweise sieben Tage in der Woche.“

Relevanz von IT-Systemen längst erkannt

Die Prozesse im Supply Chain Management sind hier aufgrund der hohen Produktvielfalt und dem Anspruch an Schnelligkeit nicht ohne IT-Unterstützung zu bewältigen. „Wir wissen, dass Investitionen in eine innovative IT-Infrastruktur und die Digitalisierung der Prozesse Voraussetzungen sind, um in diesem Markt erfolgreich zu sein“, erläutert Jakob Küng, Familienvertreter und Delegierter des Verwaltungsrats der Voigt Gruppe.

Aus diesem Grund arbeitet das Unternehmen bereits viele Jahre mit dem ERP-System Retail von SAP. Dieses zeigte jedoch auch nach vielen Weiterentwicklungen nur eingeschränkte Möglichkeiten in Bezug auf die Aufbereitung der branchenspezifisch benötigten sowie entscheidungsrelevanten Daten für Disposition und Einkauf. „Zwar berücksichtigten die Prognoseverfahren des ERP-Systems im Ansatz auch saisonale Einflüsse, jedoch fand keine ausreichende Bestelloptimierung statt, die unseren Zielen der Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit gerecht wurde“, erklärt Stock.

Bessere Verfügbarkeit und weniger Abschriften

„Wir mussten eine ergänzende Lösung für unsere Bestell- und Dispositionsprozesse finden, um die langfristigen Unternehmensziele erreichen zu können“, begründet Stock die Entscheidung für den Einsatz der intelligenten Optimierungssoftware „add*ONE“ von Inform.

Im Auswahlprozess für eine neue Lösung war für den Pharmagroßhändler von hoher Bedeutung, dass der Softwareanbieter ein umfassendes Verständnis für die Besonderheiten des Pharmagroßhandels mitbringt. Überzeugend war das Verständnis seitens Inform für die Reduzierung von Abschriften, also Produkten, die ihre Haltbarkeit überschritten haben und damit aus dem Vertrieb herausgenommen und entsorgt werden müssen.

Im Sinne von Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz gewinnt dieser Aspekt in der Pharmabranche zunehmend an Bedeutung. Konkrete Wünsche an die Software waren darüber hinaus qualitativ hochwertige Prognoseverfahren, eine Bestelloptimierung und die Möglichkeit der Automatisierung unkritischer Bestellprozesse. Für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen war eine hohe Benutzerfreundlichkeit ein zusätzlicher Anspruch an die neue Software.

Automatisierung und zielorientierte Verfahren

Die Automatisierung von 30% der risikofrei zu planenden Artikel durch die neue Software hat zu einer Verschiebung des operativen Tätigkeitsfeldes in der Disposition geführt: „In der Vergangenheit hatten die Disponentinnen auch andere Aufgaben wie die Stammdaten- und Konditionenpflege. Dies haben wir jetzt zugunsten der reinen Fachtätigkeiten geändert“, berichtet Jeannette Buff, Teamleiterin Disposition und strategische Einkäuferin.

Als Projektleiterin für die Implementierung der Software hat Jeanette Buff den Prozess von der Einführung bis zur operativen Arbeit mit dem System begleitet. „Die Kolleginnen mussten sich zunächst an die neue grafische Darstellung der Ergebnisse sowie den viel größeren Planungshorizont von beinahe 52 Wochen gewöhnen. Die positiven Entwicklungen haben das Vertrauen in die Ergebnisse des Systems aber schnell gestärkt. Heute ist die Akzeptanz für die Software sehr gut. Wir disponieren heute zu 100% mit add*ONE.“

Erfolge durch die Umstellung

Die Einführung der Software zur Bestandsoptimierung hat bei Voigt eine Reihe von Verbesserungen bewirkt. Durch die neue Software sei der Lagerumschlag um 25% erhöht worden, bei gleichbleibender Verfügbarkeit, erläutert Stock und berichtet weiter: „Dieses Ergebnis hat unsere Ziele deutlich übertroffen. Die Qualität der Bestellvorschläge ist sehr gut. Auch die Einsicht in unsere Daten wie zum Beispiel die Bestandsverläufe ist viel transparenter geworden als es mit SAP der Fall war.“

Durch eine intelligente Bestelloptimierung ließ sich darüber hinaus die Anzahl der Bestell- und Wareneingangspositionen um 29% reduzieren. Jede Disponentin beim Pharmagroßhändler bewirtschaftet nun durchschnittlich 8.000 Artikel mit jeweils zwei Lagerstandorten.

Bei der Implementierung neuer Softwarelösungen und Veränderung von Prozessen ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit entscheidend für den Erfolg. „Inform ist für uns ein Coach in diesem Projekt. Vertrauensbildende Maßnahmen und der Vergleich von Bestellvorschlägen des Systems mit dem Expertenwissen unserer Planer waren wichtige Schritte bei der Implementierung“, resümiert Stock. Die Ablösung des Dispositionsprozesses in SAP habe Inform dabei durch entsprechende Beratung stark unterstützt. (sa)