Ein Mitarbeiter schickt einem Kollegen Kopien interessanter Artikel per E-Mail. Eine Szene, wie sie jeden Tag routinemäßig in Unternehmen passiert. Kein Problem? In den meisten Fällen doch - wenn es sich hierbei um urheberrechtlich geschütztes Material handelt. Insbesondere für Unternehmen der chemischen Industrie ist die Wahrung des Urheberrechts für alle Mitarbeiter an globalen Standorten eine enorme Herausforderung. Eine multinationale Lizenz, welche die Rechte sämtlicher relevanter Verlage abdeckt, schafft Abhilfe.

Das Know-how der eigenen Mitarbeiter ist das wertvollste Gut eines Unternehmens. Damit dieses stetig wächst, ist der unternehmensweite Wissensaustausch von zentraler Bedeutung. In wissens- und forschungsintensiven Branchen wie der chemischen Industrie ist dies besonders relevant: Die enge Zusammenarbeit von Spezialisten und kollaborative Nutzung wissenschaftlicher Inhalte sind Grundvoraussetzung von Erfolg in Forschungs- und Entwicklungsprojekten.
In der Alltagspraxis geschieht dies meist über Grundlagenforschung im Labor und dem dazugehörigen Austausch von wissenschaftlichen Peer-to-peer-Fachartikeln in einschlägigen Zeitschriften und Publikationen. Dabei werden wissenschaftliche Artikel über Abteilungen hinweg geteilt, was von Unternehmen auch gefördert wird - sichert das Wissen doch den Vorsprung gegenüber dem Wettbewerb. Dazu kommt die Akquisition und zentrale Speicherung wissenschaftlicher Inhalte zu Aufzeichnungs- und Referenzzwecken in Literaturdatenbanken. In den letzten Jahrzehnten ist die interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen F&E-Teams auch über Landesgrenzen hinweg signifikant gestiegen, und heutzutage ist die globale Verfügbarkeit wissenschaftlicher Inhalte, etwa in Form von veröffentlichten Fachbeiträgen, längst die Norm in multinationalen Unternehmen der chemischen und pharmazeutischen Industrie.

Informationsaustausch am Arbeitsplatz
Der Austausch von wissenschaft­licher Information vollzieht sich hauptsächlich digital - kein Wunder, denn im Internetzeitalter sind Inhalte jeglicher Art weltweit frei verfügbar und können einfach auf Knopfdruck weitergegeben werden. Dabei ist E-Mail das bevorzugte Tool. Wie eine Studie der kalifornischen Marktforschungsfirma Outsell aus dem Jahr 2010 zeigt, nutzen 80 % der befragten Angestellten E-Mails für den Austausch von Dokumenten oder Links, überwiegend im unmittelbaren Kollegenkreis. 48 % davon kopieren Inhalte direkt in die ­E-Mail. Laut Outsell ist vielen Nutzern oft nicht bewusst, dass zwar der Versand von Links urheberrechtlich kein Problem darstellt, wohl aber das Anhängen von Dokumenten oder das Einkopieren von Inhalten. Über möglicherweise geschützte Inhalte machen sich beim Versand die wenigsten Gedanken - die überwiegende Mehrheit oder 51 % aller Befragten glaubt, dass kostenlos zugängliche Online- oder Druckwerke ohne Rücksicht auf eventuelle Urheberrechte weitergegeben werden dürfen. Darüber hinaus haben mehr als die Hälfte aller Befragten nur ungenaue Vorstellungen über interne Richtlinien zum Urheberschutz in ihrer Organisation.
Was aber, wenn Mitarbeiter von Unternehmen unbeabsichtigt mit der Weiterleitung von wissenschaftlichen Inhalten Urheberrechtsverletzungen begehen? In der Regel unterliegt die Weitergabe von Informationen - ob kostenfrei erworben oder nicht - engen urheberrechtlichen Beschränkungen. Das Urheberrecht schafft ein Eigentumsrecht an originären kreativen Werken, welche das Gesetz den Urhebern der Werke zuspricht. Dazu gehören neben Kunst, Musik und Literatur auch Forschung, Bücher, Nachrichten, Blogs und E-Books, Artikel aus Zeitschriften, Magazinen und Zeitungen, Newsletter, Lehrmittel, Computersoftware, Tonaufnahmen wie z. B. Podcasts, Filme, Präsentationen, Grafiken und Multimedia-Inhalte. Immer, wenn Mitarbeiter Inhalte digital per Knopfdruck weitergeben, besteht das Risiko für einen Verstoß gegen geltendes Urheberrecht - ein Straftatbestand, der oft im Widerspruch zu Unternehmensleitlinien und anderen Compliance-Maßnahmen steht, wie sie besonders für die chemische Industrie von hoher Bedeutung sind. Schnell kann es zu Rufschädigungen oder gar finanziellen Schadenersatzforderungen kommen. Daneben liegt es im ureigenen Interesse eines Unternehmens, hohe Standards beim Schutz fremden geistigen Eigentums zu beachten. Denn es geht nicht nur um den Schutz der Werke anderer, sondern auch um den Wert des eigenen IP-Portfolios, dessen Akzeptanz im Markt überhaupt erst die Grundlage für langfristige Wettbewerbsvorteile schafft.

Copyright Compliance leicht gemacht
Wer auf der sicheren Seite sein will, muss von jedem Verlag für jeden Artikel eine Lizenz anfordern, die zur Nutzung und zum Weiterleiten eines Beitrags berechtigt - ein mühsames und kostenintensives Unterfangen. Zudem ist Urheberrecht national geregelt und international unterschiedlich ausgeprägt. Dadurch entsteht ein sehr heterogenes Umfeld für die Einhaltung von Urheberrecht über Landesgrenzen hinweg, das Unternehmen mit mehreren internationalen Standorten vor eine komplexe Herausforderung beim Thema Copyright Compliance stellt. Abhilfe schafft eine jährliche Lizenz, welche relevante Nutzungsrechte abdeckt, im Idealfall weltweit und für eine Vielzahl von Quellen. Bei der Wahl einer solchen Lizenz sollten Unternehmen genau darauf achten, welche Rechte damit abgegolten sind: Dürfen Inhalte unbegrenzt geteilt werden oder sind dann zusätzliche Lizenzen nötig? Gibt es länderspezifische Vorgaben? Oder Einschränkungen für das digitale Speichern?
Eine multinationale Lizenz wie die Digital-Copyright-Lizenz der Verwertungsgesellschaft WORT (VG WORT) umfasst weltweit die Verwertungsrechte für Millionen von Quellen. RightsDirect bietet als Dienstleister der VG WORT, die wie alle Verwertungsgesellschaften unter der Staatsaufsicht des Deutschen Patent- und Markenamtes steht, die Rechte von mehr als 400.000 deutschen und internationalen Rechteinhabern - darunter die weltweit wichtigsten Verlage - aus einer Hand an. Deutsche Unternehmen und ihre Tochtergesellschaften im Ausland sind so sicher vor Urheberrechtsverletzungen, halten jederzeit ihre Unternehmensrichtlinien ein, und Mitarbeiter können problemlos urheberrechtlich geschützte Inhalte intern weitergeben - sei es via ­E-Mail, im Intranet, Wikis oder auf Unternehmensportalen.