Jedes Unternehmen weiß, wie wichtig es ist, sich die kritischen Assets ständig verfügbar zu halten. Bei unternehmenskritischen Assets kann es sich um ein Werk voller Produktionsteile oder auch eine Lastwagenflotte handeln. Um den speziellen Anforderungen verschiedener Assettypen gerecht zu werden, haben sich Unternehmen traditionell auf mehrere Softwarelösungen verlassen. Diese Lösungen gewähren jedoch nur eine Teilansicht auf die gesamten Assets eines Unternehmens. Das macht es schwierig, Bereiche zu ermitteln, die Potential für eine Leistungssteigerung bieten und unternehmensweite Prozesse etablieren. Infolgedessen verfügen Unternehmen nicht über die Transparenz zu ihren Assets, die sie für die angestrebte Operational Excellence benötigen.

Diese umfasst unter anderem die Bereiche der Instandhaltung und die schnelle Verfügbarkeit von technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Informationen zu den Assets. Solche Tätigkeiten werden zunehmend unter dem Begriff Enterprise Asset Management (EAM) zusammengefasst, da eine rein am Gewerk bestimmte Aufteilung der Anlagen und Geräte nicht mehr zielführend ist. Sowohl in Produktion und Infrastuktur werden z.B. IT-Geräte und Lizenzen von Personen eingesetzt, deren Kernaufgabe sich nicht in der IT befindet.

Prozesse in international aufgestellten Unternehmen

Moderne Arbeitswelten prägen dabei auch zunehmend den Bereich des Instandhaltungsmanagements und des Auftragsmanagements. Es reicht ja bekanntlich bei weitem auch in mittelständischen Unternehmen nicht mehr, sich nur auf Werksebene zu organisieren. Die Globalisierung fordert auch in diesem Bereich internationale, regelbasierte Zusammenarbeit von Menschen mit unterschiedlichem kulturellem Hintergrund, Sprachen und Zeitzonen, in denen sie leben.
Das Werk in China soll mit den gleichen Maschinen genauso effektiv funktionieren, wie das in Deutschland oder in Frankreich. Da gilt es, Erfahrung in technischer und organisatorischer Hinsicht zu bündeln und rund um die Uhr an jedem gewünschten Ort der Welt zur Verfügung zu stellen. Instandhaltung an Assets des Unternehmens ist dabei weitaus komplexer als in vergangenen Zeiten, in denen sie sich vereinfacht beschrieben in einen Prozess zur ereignisbedingten und einen der vorbeugenden Instandhaltung gliedern ließen. Beides hat immer noch eine große Bedeutung, gliedert sich aber noch feiner auf in Bereiche, die in organisatorisch weniger komplexen Umgebungen auf Zuruf passierten, zum Beispiel Reparaturen, Störungen, Standardänderungen an Maschinen, eskalierte Störungen, vorbeugende Maßnahmen.

Die Regeln, nach denen gearbeitet wird, dürfen gleichzeitig nicht in „Beton gegossen" sein, denn Globalisierung bedeutet auch ein schnelles Time-to-Market unter ständig veränderten Bedingungen, das gilt auch für die Instandhaltung. Business Alignment ist das Schlagwort. So wie sich die Produkte ändern, so schnell muss sich auch die Instandhaltung an dieses Geschehen anpassen.

Das Know-how hierzu ist in einzelnen Kompetenzzentren gebündelt. Aufgrund der Zeitverschiebungen müssen sie rund um die Uhr erreichbar sein. Es gilt zum Beispiel, produktionskritische Anlagen an jedem Ort verfügbar zu halten, auch an Orten, an denen sich speziell ausgebildete Fachleute gerade nicht befinden.
Wenn die Zusammenarbeit der einzelnen - weit zerstreuten - Unternehmensteile auf Basis einer gemeinsamen Infrastruktur reibungslos funktionieren soll, dann muss es für die Unternehmensteile, die diese Infrastruktur zur Verfügung stellen, feste Vorgaben geben. Es müssen Vereinbarungen existieren zwischen ihnen und den Abteilungen, die diese nutzen.

Validierung und Änderungsprozesse

Insbesondere juristische Gründe verlangen gegebenenfalls automatisierte Auditierungen bzw. die Historisierung im Sinne einer Protokollierung von Änderungen an den Assets, die entscheidend für den Produktionsprozess sind. Unterstützt wird diese Anforderung durch verschiedene Arten von Genehmigungsprozessen, für beantragte Änderungen an Assets, die in dem Instandhaltungssystem verankert sein müssen. Das sogenannte Change-Management ist im Bereich der IT bereits ein fester Begriff, als teilweise eigenständige Disziplin in anderen Branchen ist es erst dabei sich zu etablieren, obwohl die Prozesse selbst nicht unbekannt sind. Change Management verlangt nach neuen Funktionen in einem modernen Instandhaltungsmanagementsystem. Unerlässlich in technischen Teilbereichen ist dabei die Verwaltung von Sollwerten und Kalibrierungsfunktionen, die bisher häufig nicht im zentralen Enterprise Asset Management System zu finden sind, sondern in lokal gehaltenen MS-Excel Listen oder in dem proprietären System der Messgerätehersteller.

Technische Basis für EAM

Die Plattform für diese internationale Zusammenarbeit im Bereich der Unternehmensinfrastruktur ist das EAM - das Enterprise Management System - in dem sich ein Register aller Anlagen und hochwertigen Geräte des Unternehmens befindet, also das, was im angelsächsischen Raun zusammenfassend als die Assets des Unternehmens bezeichnet wird. Der Forderung nach umfassender Erreichbarkeit der Anwendung begegnet man zeitgemäß mit einem Web-basierten System. Wichtig ist hierbei die strategisch richtige Wahl für diese Plattform zu treffen. In diesem Bereich gibt es verschiedene miteinander konkurierende Technologien. Festzustellen ist in jedem Fall, dass viele IT-Unternehmen nach wie vor Probleme haben, Schritt zu halten mit den rasant steigenden Möglichkeiten, die neue Trends hier bieten.

Zu diesen technologischen Anforderungen kommen die kulturellen Brücken die zu bauen sind. Unterschiedliche Sprachen machen den größten spürbaren Unterschied aus. Das lässt sich zwar scheinbar am einfachsten egalisieren, indem Englisch im Unternehmen zur Standard-Sprache auch für die IT-Systeme erklärt wird, aber das Arbeitsmittel in der eigenen Sprache schafft eine größere Akzeptanz. Auf moderne IT-Systeme, die global eingesetzt werden, muss daher simultan in mehreren verschiedenen Sprachen zugegriffen werden können.

Workflow-Technologien

Regelbasiertes Arbeiten, mit der Möglichkeit die Regeln bei Bedarf schnell ändern zu können, wird in modernen Anwendungen durch so genannte Workflow-Engines ermöglicht. Ein Workflow-Engine macht es zum Beispiel möglich, eine Reparatur oder sonstige Instandhaltungs-Maßnahme vor ihrer Beauftragung technische und finanzielle Genehmigungsschritte durchlaufen zu lassen, oder Benachrichtigungen über eMail und SMS auszulösen. Die Regeln nach denen ein technischer Worflow arbeitet, werden dazu grafisch - etwa in der Art eines Prozessdiagramms - dargestellt. Ein geschulter Mitarbeiter kann sie den neuen Regeln anpassen.

Service Desk

Schnelle Hilfe rund um die Uhr für die unternehmenskritischen Assets gewährleistet ein Service Desk. Dieser Begriff ist hauptsächlich aus der IT geprägt. Der Service Desk bietet Informationen für Anforderungen, hilft direkt bei kleineren Problemen, indem auf vorgegebene Rezepte oder eine Lösungs-Datenbank zugegriffen wird, oder eskaliert ein Problem an die dafür kompetente Stelle. Entscheidend dabei ist die Funktion als Single-Point-of-Contact und die Erreichbarkeit rund um die Uhr oder zumindest zu festgelegten Service-Zeiten. Der Service Desk kann auch Anforderungen nach Services aus einem Service-Katalog oder nach Ersatzteilen abwickeln, Verfügbarkeiten abklären und entsprechend der eingestellten Priorität unterstützende Massnahmen ergreifen.

Service-Level-Agreements

Regelbasiertes Arbeiten, insbesondere über weite Entfernungen und kulturelle Grenzen hinweg, erfordert klare Vereinbarungen. Die Vereinbarungen spiegeln sich in den sogenannten Service-Level-Agreements (SLA's) wider. Diese definieren, was die eine Unternehmenseinheit für die andere zu leisten hat. Die Einhaltung dieser SLA's kann im Fall von Störungsmeldungen bereits mit der Meldung an den Service Desk überwacht werden. Werden zum Beispiel wartungsbedingte Stillstände von Maschinen ebenfalls an den Service Desk gemeldet, so kann die Einhaltung der SLA's vorbeugender Maßnahmen ebenfalls zentral überwacht werden. Der Überwachung der SLA's dienen ebenfalls die bereits angesprochenen Workflows. SLA's können ebenso direkt an die Überwachung der Maschine gekoppelt werden. In beiden Fällen lässt sich die Verletzung oder Einhaltung der SLA's aus einer Historie verfolgen.

Wissensmanagement

Die Forderung, Wissen zu Anlagen, Services und Prozessen zu jeder Zeit an jedem Ort zur Verfügung zu stellen, erfordert es, Informationen in verschiedenen Stufen der Aufarbeitung verfügbar zu machen und direkt mit den betroffenen Objekten zu Verknüpfen. Dabei werden zum Beispiel Lösungen zu Problemen, die im Rahmen von Arbeitsaufträgen an Anlagen erarbeitet wurden, mit Symptom, Ursache und Lösung in entsprechende Volltextfelder eingetragen. Eine Freigabe erfolgt erst nach Validierung durch eine Instanz in der Organisation. Wissenmanagement macht das Unternehmen ein Stück mehr frei von personengebundenem Know-how und den Zeitzonen und Arbeitszeiten der Experten.

Gefahren und juristrische Probleme

Zivilrechtliche Forderungen resultierend aus fehlerhaftem oder fahrlässigem Umgang mit Gefahren und Gefahrengütern am Arbeitsplatz können gerade mittelständische Unternehmen schwer treffen und zum Rückzug aus einem Marktbereich zwingen. Die Betroffenen können Mitarbeiter einer Landesgesellschaft oder dort beauftragte Service-Lieferanten sein. Eine wirkungsvolle und vobeugende Methode gegen diese Gefahr besteht im Allgemeinen darin, Arbeits-, Transport- und Serviceaufträge bereits mit Sicherheitshinweisen zu versehen, die den standardisierten Arbeitsplänen ohne großen Aufwand zugeordnet werden können oder es bereits sind. Nur Applikationen, die hierbei einen hohen Grad an Automatisierung aufweisen, bieten den höchst möglichen Grad an Schutz vor diesen juristischen Unwägbarkeiten.

Ausblick und Lösung

Das Enterprise Asset Management umfasst neben den oben beschriebenen Anforderungen noch die klassischen kaufmännischen und distributiven Gesichtspunkte der Materialwirtschaft, des Beschaffungsmanagement und der Vertragsverwaltung. Idealerweise bauen die oben beschriebenen Bereiche auf einer einzigen Software-Plattform auf, um so die Assets aus Produktion, Gebäude, Transport und IT in einer ganzheitlichen Perspektive ihres Lebenszyklusses darzustellen und so ungenutzte Potentiale in den Prozessen, den Assets und der Ausrichtung auf die Geschäftsziele zu erreichen. IBM begegnet dieser Anforderung gezielt mit Maximo, einem Web-basierten EAM-System, das im Bereich Instandhaltung bereits einer der Marktführer ist.