Entscheidet sich ein Unternehmen für eine ERP-Software, so ist es für Jahre an den Anbieter gebunden. Die Verhandlung des Lizenzvertrages hat signifikante Auswirkungen auf die Lizenzkosten, die laufenden Kosten und auf die Folgekosten bei Nachkauf und Migration. Was dies bedeutet, erfahren Unternehmen, die sich in letzter Zeit für ein ERP-System entschieden haben und mit neuen Preislisten, neuen Produktgenerationen und erhöhten Wartungskosten konfrontiert sind. Kenntnisse des ERP-Marktes, Branchen-Benchmarks in der Prozessindustrie und eine betriebswirtschaftlichen Nutzenargumentation helfen Unternehmen, den TCO fortlaufend zu optimieren.

Die Anforderungen der Prozessindustrie an ein ERP-System gehören zu den anspruchsvollsten in Bezug auf Integration, Durchgängigkeit und Einsatz neuester Technologien. Neben den klassischen Prozessen eines integrierten Warenwirtschaftssystems benötigt die Branche die Integration weiterer wertschöpfender und unterstützender Prozesse, wie Qualitätsmanagement, Produktentwicklung oder lückenlose Chargenrückverfolgung, die nach wie vor nicht zum Standardportfolio jedes ERP-Anbieters gehören. Die Vorauswahl aufgrund der Branchenanforderungen reduziert die Auswahl der möglichen ERP-Anbieter, nicht aber die Komplexität der unterschiedlichen Lizenzmodelle – im Gegenteil. Die breiten Anforderungen der Branche erhöhen die Komplexität, da neben einem ERP-Basispaket weitere Lizenzbausteine zur Abdeckung aller Anforderungen notwendig werden. Der direkte Vergleich von Lizenzangeboten ist aufwändig.

Die Qual der Wahl

Die Lizenzmodelle unterscheiden sich auf den unterschiedlichsten Ebenen:

• User Modelle: Die meisten Modelle basieren entweder auf der Definition von „concurrent usern“ (gleichzeitig angemeldeter Benutzer) oder „named usern“ (namentlich benannter Benutzer). Während die Anzahl „named user“ für ein Unternehmen noch zählbar ist, ist die Anzahl „concurrent user“ fiktiv. Umgekehrt sagt das Verhältnis concurrent zu named user etwas über den Nutzungsgrad eines Users und damit über die Werthaltigkeit der lizensierten Basis aus.
• ERP-User / Lizensierung von Modulen: Ein Standard ERP-User, der mit dem Lizenzpreis das Nutzungsrecht für das gesamte ERP-System erwirbt, muss am Funktionsumfang des ERP-Systems bemessen werden. Wird ein User jedoch nach Modulen (Funktionsblöcken) lizensiert, so sind Preis und Leistung direkt miteinander in Verbindung zu setzen. Partnerprodukte eines Anbieters sind an dieser Stelle mit Modulen gleich zu setzen. Generell gilt: Je mehr die Benutzer eines ERP-Systems können sollen, je teurer wird die Lizensierung und je mehr lohnt sich das Rundum- Sorglos-Paket eines kompletten ERP-Systems. Haben jedoch viele User nur sehr eingeschränkte Rechte, so ist ein klassisches ERP-Lizenzmodell überdimensioniert.
• Volumenabhängige Lizensierung: Gerade der Einsatz oder die Anbindung von Non-ERPProdukten wird volumenabhängig lizensiert. Volumen kann die Anzahl der Transaktionen, der Belege, der Produkte, der Standorte sein oder gar der Umsatz des Unternehmens, welches die Software einsetzt. Der Charme einer solchen Lizensierung ist die Darstellung eines Return on Invest in Form einer einfachen Wirtschaftlichkeitsrechnung.
• Branchenspezifische Lizensierung: Einige Anbieter haben verstanden, dass der Einsatz beispielsweise einer Servicekomponente in der einen Branche wertschöpfend und in der anderen Branche nicht wertschöpfend, aber notwendig ist. Diese Anbieter haben den Lizenzpreis für solche Komponenten branchenabhängig formuliert.
• Wartung: Ein niedriger Kaufpreis bedeutet nicht, dass die Wartung gering ist. Ein hoher Wartungssatz bedeutet auch nicht, dass die Wartung hoch ist. Die Wartung ist immer eine Frage des prozentualen Wartungssatzes und der Definition der Wartungsbasis. Die Festlegung dieser beiden Größen ist auf Dauer die wichtigste Position in der Lizenzverhandlung.

Kosten-Nutzen-Rechnung entscheidet

Jedes Lizenzmodell lässt Freiheiten, um die Werthaltigkeit von Lizenzen abzubilden, sei es durch volumenabhängige Lizensierung, durch branchenabhängige Preise oder durch Freiheitsgrade von unterschiedlichen Userkategorien oder Usermodellen. Die Interpretation und Definition der Werthaltigkeit muss vom Unternehmen ausgehen. Die Werthaltigkeit ergibt sich weniger aus Vermessungsergebnissen oder aus Nutzerzahlen, sondern aus dem Nutzen, der mit der Software erreicht wird. Der direkte Vergleich zu Branchen-Benchmarks bildet hierbei das Grundgerüst der betriebswirtschaftlich sinnvollen Argumentation und beantwortet die Frage, was ERP grundsätzlich in der Prozessindustrie kosten darf, unterschieden nach Subbranchen und Geschäftsmodell. Auf dieser Basis wird das Lizenzmodell an die Unternehmenssicht angepasst. Dies senkt den Lizenzbasiswert und damit die jährliche Wartung signifikant. Die zusätzliche Nutzenargumentation begründet Sonderrabatte und individuelle Sondervereinbarungen. Kosten und Nutzen stehen damit in transparentem Zusammenhang.

Grafik 1 zeigt ein typisches Beispiel einer Lizenzkostenoptimierung bei einem Prozessfertiger in zwei Stufen. In der ersten Stufe wird die Preisliste auf Basis einer betriebswirtschaftlichen Nutzenargumentation ausgereizt. In der zweiten Stufe werden die Kosten durch zusätzliche Verhandlungserfolge reduziert, hierbei vor allem die laufenden Kosten. In beiden Stufen sind die besten Verträge vergleichbarer Unternehmen der Maßstab der Verhandlung.

Aus der Argumentation und der Marktdarstellung lassen sich folgende Handlungsempfehlungen für ERP-Interessenten und für ERP-Anwender formulieren:

1. Schaffen Sie sich eine starke Verhandlungsposition durch Kenntnisse vom ERPMarkt und dessen Spielregeln. Formulierungen wie „Sie finden niemanden, der einen so guten Preis erzielt hat wie Sie“, gehören zum Standard-Repertoire eines ERP-Anbieters.
2. Beantworten Sie für sich die Frage: Was darf ERP eigentlich kosten?
3. Schaffen Sie sich eine Investitionssicherheit, indem Sie die Anforderungen der Zukunft berücksichtigen und die Schwachstellen in der Produktstrategie des Anbieters aufdecken.
4. Verschaffen Sie sich immer wieder neu eine Verhandlungsposition, egal ob bei Neukauf, Nachkauf oder Migrationen von Lizenzen. Der Markt schafft eine Reihe von Möglichkeiten, Wettbewerb zu erzeugen. Grafik 2 zeigt auf, welche Einsparpotentiale in den verschiedenen Verhandlungspositionen stecken.
5. Optimieren Sie Ihre Lizenzbestände: Der Lizenzbestand entwickelt sich mit dem Unternehmen mit. Eine Neustrukturierung Ihrer Lizenzbestände kann Ihnen helfen, Folgekosten zu reduzieren, ggf. sogar komplett einzusparen.

Die Praxis zeigt: ERP Software ist ein Produkt, welches – sachlich analysiert und verhandelt – nur das kosten muss, was es auch wert ist.

Kontakt:
Dr. Michael Sandmeier
Thescon GmbH, Solms
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