Im Projekt „Moscow IT Optimization" (kurz: Moscito), haben sich die russischen Vertriebsniederlassungen von Roche Diagnostics durch das Anzapfen des globalen SAP-Blutkreislaufs ihres Konzerns neue Lebens- und Wirkungskraft geholt. Fortan können sie das Wachstum ihres Geschäfts in einheitlichen Bahnen schlanker und performanter Prozessabläufe, in einer integrierten SAP-Umgebung, gestalten und ausbauen.

Die Auslandstochter des Schweizer Pharma- und Diagnostikkonzerns ist seit Januar 2010 eine rechtlich selbständige Vertriebsgesellschaft von Roche Diagnostics mit Niederlassungen in Moskau, St. Petersburg und Novosibirsk. Schon im Jahr 2009 entschied Roche Diagnostics, die geschäftlichen Aktivitäten im russischen Markt durch eine SAP-Lösung zu unterstützen. Denn die IT-seitige Abwicklung lastete auf einem Stand-Alone Batch-System, das sich zum Hindernis für das prosperierende lokale Geschäft entwickelt hatte. So konnte es mit den höheren Volumina, dem gestiegenen Bedarf nach schnelleren und schlankeren Prozessen sowie der Fülle von gesetzlichen Anforderungen nicht länger Schritt halten. Das russische Management hatte Interesse daran, die überkommene Prozess- und IT-Infrastruktur durch eine integrierte SAP-Lösung zu ersetzen. Der Zeitpunkt für ein Roll-out-Projekt war gekommen.

Lokale Herausforderungen beherrschen

Eine Implementierungsstrategie für ein standardisiertes SAP-Formularwesen ist ein Erfolgsfaktor für die Einführung und den effizienten Betrieb einer IT-Lösung. Denn die gesetzlichen Anforderungen an Formulare und Reporting in Russland sind beträchtlich. Eine Nichtberücksichtigung kann den Einfuhrstopp eines Produkts und/oder die Verhaftung des zuständigen Chefbuchhalters zur Folge haben. Die kyrillische Schriftsprache ist auf allen offiziellen Formularen zwingend. Ohne die Unterstützung von russischen Muttersprachlern lassen sich die Anforderungen an die Formularentwicklung kaum umsetzen. Die Anforderungen in Bezug auf das steuer- und zollseitige Reporting sind ähnlich komplex und verbindlich.

Insbesondere Import- und Exportgeschäfte unterliegen einer Fülle von Bestimmungen und erfordern eine umfassende Vorgangsdokumentation. Die russische Zollbehörde vergibt für jeden Importvorgang eine produktspezifische Zoll-Deklarierungsnummer, die sogenannte „GTD", welche über den kompletten logistischen Prozess mitgeführt und dem Kunden bei Auslieferung mit der Rechnung übermittelt werden muss. Entsprechende Eingriffe in die SAP-seitige Gestaltung der Waren- und Werteströme sind vorzunehmen.

In der Finanzbuchhaltung gibt es besondere gesetzliche Vorgaben in Bezug auf einzelne Geschäftsprozesse. Ausweis und Abfuhr der Mehrwertsteuer für kostenlose Lieferungen sind vorgeschrieben. Rabatte sind weder üblich noch erlaubt, Preisnachlässe gewährt man im Nachhinein über Gutschriftverfahren.

Globale Best-Practices in lokalen Vertrieb integriert

Roche Diagnostics nutzt für Steuerung und Betrieb seines globalen Geschäfts ein standardisiertes Geschäftsprozessmodell. Dieses Modell ist in einer globalen SAP-Template-Lösung als Set vordefinierter Best Practice-Prozesse abgebildet.

Im Zuge des SAP-Roll-outs in Russland galt es nun, diese globalen Best Practices im dortigen Vertriebsgeschäft zu etablieren. Dazu wurden die SAP-Templateprozesse für Sales and Distribution (SD), Service Management, Material Management (MM), Finance (FI) und Controlling (CO) neu eingeführt. Die „russische Lösung" hatte sich in die gemeinsame regionale SAP-Plattform nahtlos zu integrieren. Standardisierte Schnittstellen, sowohl globaler Interfaces als auch lokale Anbindungen mussten aufgesetzt werden. Im Support waren zudem standardisierte Prozesse und Tools nach ITIL zu etablieren.

Hindernisse souverän gemeistert

Die äußeren Umstände des Projektes waren alles andere als einfach. Zum einen stellten die kulturellen und sprachlichen Unterschiede zusätzliche Anforderungen an den Lösungspartner. Dank qualifizierter Berater, darunter Mitarbeiter russischer Herkunft und Muttersprache, konnten diese Barrieren gesenkt werden. Neben dem IT Projektteam aus Roche Diagnostics IT und CBS unterstützten Kollegen aus den Mannheimer Roche Diagnostics-Fachbereichen Logistik und Finanzwesen den Roll-Out. Diese brachten sowohl Kenntnisse der russischen Sprache als auch ihre Erfahrung mit den Diagnostics-Prozessen mit ein.

Umfassende Entwicklungs- und Beratungskompetenz

Prozessstandardisierung, Optimierung und Konsolidierung der betriebswirtschaftlichen IT-Anwendungsplattform kennzeichnen den Erfolg von „Moscow IT Optimization". Das Projekt, allen Umständen zum Trotz auch „in Time, in Budget and in Scope" abzuschließen, zeigt den Nutzen, die Effizienz und die Routine einer Einführung eines Best Practice Templates in der Diagnostics-Welt auf. Markus Geib, Projektleiter bei CBS, bewertet den Erfolg folgendermaßen: „Auch für uns als international erfahrene Roll-outer war es ein spannendes und fachlich anspruchsvolles Projekt. Wir sind stolz auf die Zusammenarbeit und die Ergebnisse, die wir als Lösungspartner im Team mit unserem Kunden Roche Diagnostics erzielen dürfen."

Der Heidelberger SAP-Consultant hatte sich bereits durch die Mitarbeit beim konzeptionellen Aufbau, der Ausgestaltung und in anschließenden Roll-outs des globalen Best Practice Templates im Roche-Konzern einen Namen gemacht. Die Berater sind mit der Projektmethodik der Roche Diagnostics vertraut, gehen SAP-Gestaltungsaufgaben grundsätzlich methodisch und prozessorientiert an und können ein internationales Projekt mit Beratungs- und Entwicklungskompetenzen ganzheitlich unterstützen. Dabei kennen sie sowohl die spezifischen Geschäftsprozesse eines Unternehmens der medizinischen Diagnostik als auch die typischen fachlichen und legalen Anforderungen der Pharmaindustrie im validierten Umfeld. Und nicht zuletzt verfügt das Unternehmen über eine ausgewiesene BRICS-Staaten-Kompetenz und konnte mit Roll-out-Referenzen und einem erfahrenen Team für Russland punkten.