Pharmareferenten müssen, was Produktinformationen betrifft, immer auf dem neuesten Stand sein. In digitalen Präsentationen können die Inhalte innerhalb von Stunden aktualisiert werden. Dicke Papierordner werden daher zunehmend von Tablet-Computern abgelöst. Bei Boehringer Ingelheim beweisen derzeit iPads im Außendienst, dass sie mehr sind als nur ein Technik-Spielzeug. Mit den richtigen Software-Applikationen helfen sie, den Vertrieb effektiver und effizienter zu gestalten.

„iPads sind schnell, leicht und flexibel. Diese Vorteile wollten wir nutzen. Zum Launch unseres neuen Medikaments Viramune (Nevirapin) Retardtablette wollten wir unseren Außendienst daher mit iPads mit professionellen E-Foldern ausstatten", erklärt Wolfgang Schaupp, Leiter des Teams Project and Process Solutions im Bereich Marketing & Sales bei Boehringer Ingelheim. Die Pharmareferenten hatten schon zuvor elektronische Präsentationen genutzt, die jedoch die herkömmlichen Papierordner nicht gänzlich ersetzen konnten.

„Darum haben wir uns auf dem Markt umgesehen und sind dabei auf die Apps von AyeQ gestoßen", erklärt Wolfgang Schaupp, Prozess- und Projektmanagement für Marketing und Sales bei Boehringer Ingelheim. „Da uns bis zur Markteinführung des neuen Medikaments nur noch vier Monate blieben, brauchten wir einen ebenso erfahrenen wie flexiblen Partner, der auch über Erfahrungen im Pharmaumfeld sowie im internationalen Markt verfügt." Ein wichtiges Thema war auch die Datensicherheit. Nach einem umfassenden Audit stand fest, dass AyeQ alle Anforderungen erfüllt und die sensiblen Daten angemessen schützen kann.

Trotz des knappen Zeitfensters funktionierte die Zusammenarbeit problemlos: AyeQ kümmerte sich um die Technik, eine bewährte Produktagentur, die sich mit dem neuen HIV-Medikament schon bestens auskannte, um die Inhalte.

Pünktlich zum Launch war die digitale Präsentation fertig. Nach einem gelungenen Pilotprojekt mit ca. 20 Tablet-PCs im Sommer 2012 wurde die Zahl der eingesetzten Computer nach und nach erhöht und Anfang 2013 auf den gesamten Außendienst im Bereich Onkologie/Virologie ausgeweitet. Nach erfolgreicher Implementierung des Systems kann die Produktagentur von Boehringer Ingelheim nun jederzeit weitere E-Folder auf der Plattform anlegen.

Mitarbeiter entsprechend schulen

Die Außendienstmitarbeiter wurden intensiv geschult. Dabei ging es nicht nur um den technischen Umgang mit dem Gerät, sondern auch um Themen wie Präsentation und Gesprächsführung. Schon nach wenigen Wochen nutzten die Pharmareferenten das iPad in fast 70% der Kundengespräche.

„Für unsere Außendienstkollegen ist es ein großer Vorteil, dass sie die wichtigsten Daten stets gebündelt zur Hand haben und ihre Präsentation für jeden Arzt bedarfsgerecht zusammenstellen können", berichtet Wolfgang Schaupp. „Sie haben keinen starren Folder mehr, den sie durcharbeiten müssen, sondern können individuell auf die Bedürfnisse und Fragen des jeweiligen Arztes eingehen. So werden Gespräche informativer und lebendiger, komplexe Zusammenhänge können leichter erläutert werden."

Schnelle Aktualisierung und Optimierung

Als weiteren großen Vorteil empfinden die Marketing- und Vertriebs-Mitarbeiter von Boehringer Ingelheim, dass die Präsentationen schnell und unkompliziert angepasst werden, wenn neue Studienergebnisse vorliegen oder die Außendienstler signalisieren, dass etwas geändert werden muss.
Die digitalen Präsentationen bieten den Nutzern viele technische Möglichkeiten, wie etwa die Einbindung von Videos, interaktiven Grafiken und 3D-Animationen. „Unsere Erfahrung zeigt, dass die Ärzte keine Zeit haben, sich lange Eröffnungsfilme anzuschauen. Der Pharmareferent muss schnell auf den Punkt kommen und sich darauf konzentrieren, was der Kunde wirklich braucht. Wenn man aber zum Beispiel die Wirkweise eines neuen Produkts erklären will, kann ein kurzes Video durchaus hilfreich sein", resümiert Schaupp.

Insgesamt nutzen heute weltweit rund 8.000 Außendienstmitarbeiter von 20 Pharmaunternehmen die AyeQ-Apps für ihre Kundengespräche, darunter Branchengrößen wie Astra Zeneca oder Janssen-Cilag. Astra Zeneca z.B. setzt das iPad auch zur Musterquittierung ein. Die Daten werden dann automatisch an das Warenwirtschaftssystem übertragen.

Entwickelt wurde AyeQ von der Juwi MacMillan Group, einer inhabergeführten Agentur mit Hauptsitz im niedersächsischen Walsrode. Das Unternehmen bietet spezifische Businessanwendungen für den Einsatz von iPads und anderen Tablets im B-to-B-to-C Segment. Sie bestehen aus Cloudservices und Applikationen sowie dem dazugehörigen Service. Momentan stehen über die AyeQ-Plattform mehr als zehn verschiedene Apps zur Verfügung.