Denn Herausforderungen und ungewollte Überraschungen sind bei Stillstandsprojekten keine Seltenheit. Wie man praxisnah und doch ganz ohne (echtes) Risiko damit umgehen kann, lernen Entscheidungsträger in einer computerbasierten Simulation der internationalen Managementberatung T.A. Cook.

Den signifikanten Einfluss, den geplante Anlagenstillstände – in Fachkreisen auch TAR genannt – auf die Produktivität und Rentabilität haben, unterschätzen viele Unternehmen immer noch. Denn neben den eigentlichen Kosten für Planung, Kontraktoren und Material, schlägt vor allem der tägliche Produktionsausfall mit hohen Beträgen zu Buche. Speziell in der Prozess­industrie, wo Anlagen rund um die Uhr laufen sollen und jeder Stillstandstag mehrere hunderttausend Euro kosten kann, ist die effiziente Vorbereitung und Durchführung von Stillständen erfolgskritisch. Wie das gelingen kann, lernen TAR Manager und andere Entscheidungsträger bei einem computerbasierten Planspiel. TARfighter heißt dieses Training, bei dem Teilnehmer die verschiedenen Aspekte eines Anlagenstillstands von der Strategiephase über die Herausforderungen der Planung bis hin zur Durchführung und Projektabschluss in einer Simulation durchlaufen.

"Jedes Projekt hat Risiken.Das größte Risiko ist jedoch deren Verdrängung!"

„Unser Ziel ist es, ein interaktives Ausbildungsformat anzubieten, das den Teilnehmern die Möglichkeit gibt, die Konsequenzen ihrer Entscheidungen während der Vorbereitung und Durchführung eines Stillstandes zu analysieren“, sagt Gert Müller, Experte für Stillstands­projekte. „Der Scope eines Stillstands ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich, aber die Herausforderungen, diesen Arbeitsumfang effizient vorzubereiten und effektiv umzusetzen, sind ähnlich“, so Müller. „Viele der Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, haben z.B. Schwierigkeiten, den Scope rechtzeitig einzufrieren, eine qualitativ hochwertige Terminplanung zu erstellen oder Material und qualifizierte Kontraktoren pünktlich zu bestellen. Diese und viele andere Anforderungen sind daher im TARfighter Training integriert.“

Spielend lernen
Die Teilnehmer bilden während des mehrtägigen Seminars Projektteams, die eine fiktive Anlage vorübergehend technisch revidieren sollen. In kleinen Teams treten sie spielerisch gegeneinander an und können so theoretische Grundlagen direkt in der simulierten Praxis anwenden und diskutieren. Von der ersten Vorbereitung bis zur Wiederinbetriebnahme der Anlage müssen sie insgesamt 40 Arbeitspakete mit mehreren hundert Einzelentscheidungen bearbeiten. Dabei verhandeln sie unter anderem mit Kontraktoren, machen Risiken in der Terminplanung sichtbar und geben neue Projektziele vor. Immer mit dem Ansatz, den Stillstand mit möglichst geringen Kosten umzusetzen und alle Fristen einzuhalten, ohne die Sicherheit der Anlage und die Qualität der Arbeiten zu gefährden. Die Situationen erscheinen nach Zufallsprinzip in der Simulation und die Teilnehmer haben verschiedene Möglichkeiten, darauf zu reagieren. Abhängig von den durch die Teilnehmer getroffenen Entscheidungen erreichen diese am Ende die Zieldauer und -kosten des simulierten Stillstands. Gelingt die Optimierung im Modell nicht, wird der Stillstand teurer und dauert länger als geplant. „Jede in der Simulation getroffene Entscheidung hat eine direkte Auswirkung auf den Erfolg oder Misserfolg des Stillstands. Das ist wie im realen Stillstand, nur dass die Konsequenzen von falschen Entscheidungen in der Simulation wesentlich harmloser sind“, berichtet der Kenner.

"Der Erfolg von Projektmanagement ist stark abhängig von persönlichen Verhaltensweisen."

Das Training ist ein guter Kick-off vor einem echten Stillstandsprojekt, weil die Manager erleben können, worauf es bei einem gelungenen TAR-Projekt ankommt. „Der erste Schritt sollte sein, typische „Stillstandsfallen“ zu analysieren und zu verstehen, da sonst das Risiko besteht an den Symptomen zu arbeiten aber nicht an den eigentlichen Ursachen, weiß Müller aus über 15 Jahren Projekterfahrung. „Dabei ist es wichtig sich bewusst zu sein, dass erfolgreiches Stillstandsmanagement mit einem Puzzle verglichen werden kann. Es gibt eine Vielzahl von Teilen die interagieren und zusammenpassen müssen – Arbeitsumfang, Organisation, Planung, Terminplanung, Einkauf  – um nur einige zu nennen. Aus unserer Erfahrung ist es selten der Fall, dass nur ein Teil nicht funktioniert – meist ist es die Kombination von mehreren Teilen.“ Sobald die Ursachen identifiziert sind, sollten unter Einbindung der jeweiligen Stakeholder eine praktikable Lösung entwickelt werden. Dabei ist es hilfreich zu wissen „what does good look like“. Für alle Elemente des Stillstandsmanagements gibt es Best-Practice-Lösungen, welche man an die lokalen Bedürfnisse anpassen kann.

ZUR PERSON

Gert Müller ist Partner bei T.A. Cook Consultants, er verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der strategischen und operativen Beratung von Kunden in den anlagenintensiven Industrien. Als Spezialist für die Bereiche Risikomanagement- und Turn­around-Practice bietet er Beratungsdienstleistungen für Kunden weltweit mit einem besonderen Fokus auf den Öl-, Gas- und Raffineriesektor. Bevor er zu den Berliner Beratern kam, war er Projektmanager bei Touchstone in London, wo er große ERP-Implementierungsprojekte leitete und gleichzeitig als Business Analyst tätig war.