Wer seine Logistik optimieren möchte, braucht Reports, Analysen und Benchmarks. Dies gilt insbesondere für das Frachtcontrolling, denn ein leistungsfähiges Frachtcontrolling, also die relationsbezogene und grafische Frachtkostenanalyse sowie die Ausweisung taktischer Kennzahlen, ist die Basis für eine wirksame Logistiksteuerung. Wird im Logistikbereich nur ein ERP-System eingesetzt, sind die Standardreports für ein individuelles Frachtcontrolling zu oberflächlich und reichen nicht aus.

Im Frachtcontrolling werden transportkosten- und sendungsstrukturbezogene Auswertungen und Strukturkennzahlen erstellt, dadurch lassen sich Umstellungen in der Netzstruktur überwachen und die Kostensenkung aus vorausgegangenen Ausschreibungen sichern. Alternativ kann man auf der plausibilisierten Datenbasis zukünftige Maßnahmen zur Minimierung von Kosten und Risiken in der Transportlogistik ableiten.

Es gibt drei Vorteile, die dafür sprechen, ein Frachtcontrolling durchzuführen:

• Korrekte operative Abrechnung: Das Aufdecken von Abrechnungsfehlern ist ein einfaches Mittel, die Frachtkosten zu senken. Überprüft wird bei der klassischen Abrechnung, ob die Logistikdienstleister ihre Rechnungen korrekt stellen. Eine effektive Kontrolle ist hier wichtig, da bis zu 10% der Transportabrechnungen der Spediteure sachlich oder rechnerisch falsch sind. Auch im als relativ sicher geltenden Gutschriftverfahren, bei dem die Gutschriftprüfung dem Dienstleister obliegt, können Frachtraten oder Sendungsvolumina fehlerhaft gepflegt sein.
• Indikator für taktische Planung: Das Ergebnis des Controllings kann als Indikator für den Grad der operativen Umsetzung einer taktisch-strategischen Logistikumstellung, als Frühwarnindikator zur Steuerung logistischer Prozesse und als Informationsquelle für geschäftsspezifische Kostentreiber dienen.
• Transparenz für bessere Entscheidungen: Aussagekräftige Reports, grafische Darstellungen und Benchmarks zeigen, wo Kosten- und Leistungspotenziale in der Transportlogistik liegen.

Bei der Vergabe des Controllings an unabhängige Dritte werden die Mitarbeiter von Buchhaltung und Transportabteilung entlastet. Häufig sind die entsprechenden Abteilungen fachlich bzw. von der zeitlichen Verfügbarkeit nicht so aufgestellt, dass sie diese detaillierten Analysen selbstständig durchführen können. Außerdem hat ein externer Experte den Vorteil der Neutralität und kann Handlungsempfehlungen geben.

Reports heutiger ERP-Systeme nicht ausreichend

Heutige ERP-Systeme ermöglichen die operative Auftragssteuerung, in Sachen Reports liefern sie jedoch meist nur hoch aggregierte Kennzahlen. Ergebnisse sind Gesamtfracht und Gesamtsendungsvolumen im gewählten Berichtszeitraum. Manche Systeme erlauben darüber hinaus noch eine Aufteilung nach Ländern. Was beispielsweise in den Transportsegmenten (Stückgut, LTL/FTL, Schiene, Seefracht) auf einzelnen Relationen geschieht, ist jedoch nicht ersichtlich. Zu Frachtrate und Volumenveränderung fehlen aussagekräftige Statistiken, Auswertungen und Kennzahlen. Grafische Darstellungen sind nicht oder nur rudimentär enthalten. Spätestens wenn ein Unternehmen regelmäßig mehrere Spediteure einsetzt, Transportaufträge von mehr als 500.000 EUR jährlich vergibt und mit verschiedenen Transportarten versendet, lohnt sich ein individuelles Frachtcontrolling.

Individuelles Frachtcontrolling auf operativer und taktischer Ebene

Ein individuelles Frachtcontrolling beginnt mit einer relationsbezogenen Analyse und weist taktische Kennzahlen aus. Ein relationsbezogener Abgleich der gezahlten Fracht mit den vereinbarten Frachtraten sichert die Korrektheit der Abrechnung. Kennzahlen zu Dienstleistern, Regionen, Transportarten und Transportkonzepten spiegeln das Transportgeschäft wider und erlauben Rückschlüsse auf mögliche taktische Logistikmaßnahmen. Ein Pluspunkt sind z.B. tabellarische und grafische Auswertungen, die die Geschäftsaktivitäten nach Kerngeschäft und Saisongeschäft unterscheiden.

In der Analyse der einzelnen Relationen ist die Identifikation von Abweichungen der gezahlten zur vereinbarten Frachtrate einer der wichtigsten Punkte. Hier muss zwischen Datenfehlern und tatsächlichen Abweichungen unterschieden werden: Datenfehler können z.B. auftreten, wenn Frachtraten falsch ins Finanzbuchhaltungssystem überspielt wurden oder wenn das Versandbüro kurzfristig die Transportart einer bereits im System hinterlegten Sendung ändert.

Die häufigste, tatsächliche Abweichung ist, dass ein anderer Dienstleister von operativen Logistikmitarbeitern beauftragt wird als ursprünglich angedacht - sei es als Hauptspediteur oder zur Abdeckung kurzfristiger Spitzen. In diesem Fall sind die Gründe für die Änderung zu analysieren. Eine situative Umstellung der Dienstleister auf den betroffenen Relationen kann eine bewusste Entscheidung sein.

Empfehlenswert ist eine viertel- oder halbjährliche Analyse der Frachten, je nach Transportvolumen und Netzkomplexität.

Transportkomplexität in Chemielogistik legt Frachtcontrolling nahe

Insbesondere in der Chemiebranche mit geschätzten Logistikkosten von 14 Mrd. EUR sind bei der Logistikdienstleisterauswahl besondere Anforderungen zu berücksichtigen. Da Spediteure sich auf besondere Relationen, Fahrzeuge und Transportsegmente spezialisieren, werden bei FTL- und Schienentransporten mehrere Dienstleister beauftragt, um Abhängigkeiten zu vermeiden. Daher sind Steuerungselemente besonders notwendig: Sei es bei der Dienstleisterauswahl die Berücksichtigung von Faktoren wie der Anteil an Gesamtvolumen oder Dienstleisterzahl pro Zielregion (kennzahlenbasierte Dienstleisterauswahl) oder sei es ein effektives Frachtcontrolling zum Überwachen der Dienstleisterstruktur.

Vom Benchmark zur Ausschreibung und zum Frachtcontrolling

Das Frachtcontrolling erfolgt auf Basis der Kostensätze, die das verladende Unternehmen mit seinen Logistikpartnern vereinbart hat. Aber was ist, wenn diese Vereinbarung ungünstig oder nicht marktgerecht ist? Die Fraunhofer-Arbeitsgruppe für Supply Chain Services SCS bietet hier einen chemieinternen Benchmarking-Kreis mit nationalen und internationalen Relationen an. Weiterhin kann eine Überprüfung der Transportstruktur (Fahrzeugkosten, Tourenplanung, Standort-Quick-Check) Kosteneinsparungspotenziale aufdecken. Eine Frachtausschreibung ermöglicht dann, den unternehmensindividuell geeigneten Qualitäts- und Leistungsstandard am Markt kostengünstig einzukaufen.

Frachtcontrolling bei einem bayerischen Chemieunternehmen

Für ein bayerisches Chemieunternehmen führt die Fraunhofer SCS ein halbjährliches Frachtcontrolling über ein Frachtvolumen im hohen zweistelligen Millionenbereich durch. Ausgangpunkt war hier eine Überprüfung der Netzwerkstruktur. Hierfür wurde ein Kostenmodell entwickelt, das die tatsächlichen Kosten der Supply Chain im Distributionszweig abbildete, Transparenz im Netzwerk schuf und den Best Practice Spediteur pro Relation auswies. Die anschließende Begleitung der Ausschreibung und der Dienstleisterauswahl nach quantitativen und qualitativen Kriterien mündete in ein regelmäßiges Frachtcontrolling. So sollen der in der Ausschreibung vorgenommene Wechsel vom Warenempfängerkonzept zum Gebietsspediteurkonzept und die damit verbundenen Dienstleisterumstellungen nachhaltig überwacht werden.

Ergebnis hier: Die Transportlogistik läuft nach den Umstellungen souverän nach Plan. Dennoch konnten hier anders durchgeführte als vereinbarte Transportarten und ein zum Teil hoher Grad an Aushilfstransporten festgestellt werden. Die Kennzahlen und grafischen Darstellungen fließen in die regelmäßigen Dienstleistergespräche ein. Die Kennzahlen und grafischen Darstellungen fließen in die regelmäßigen Dienstleistergespräche ein. Interessant ist auch: Das stark unterschiedliche Saisongeschäft in den zwei Jahreshälften, das mittels grafischer Aufbereitung erstmals auch im Logistikteam festgestellt wurde. Das Chemieunternehmen kann dank Frachtcontrollings die Qualität und den Einsatz seiner Dienstleister überwachen und die in der vergangenen Ausschreibung erzielte Kostensenkung nachhaltig sichern.