CITplus - Bei Abstellungen prozesstechnischer Großanlagen sind Serviceunternehmen gefragt, die nicht nur Standardleistungen abarbeiten sondern auch strategische Partner sind.

Bei Abstellungen prozesstechnischer Großanlagen (Abk.: TAR, vom engl. „Turnaround") werden die Betreiber vor große Herausforderungen gestellt. Da sie zunehmend eigenes Personal reduzieren müssen, was oft mit enormen Wissensverlusten einhergeht, sind sie auf die Unterstützung von Fremdfirmen angewiesen, wenn es darum geht, Stillstände zu planen und durchzuführen. Gefragt sind zunehmend Serviceunternehmen, die nicht nur Standardleistungen abarbeiten sondern auch strategische Partner sind und über das entsprechende technische und organisatorische Know-How aus der eigenen praktischen Mitarbeit bei TARs verfügen.

Begrenzte Auswahl an potentiellen Auftragnehmern
Der Markt für Industrieservice und technische Dienstleistungen hat sich in den letzten Jahren zudem verändert. Insbesondere bei den zeit- und personalintensiven Arbeiten, wie Rohrleitungsbau, Isolierung, Industriereinigung und Gerüstbau, welche die größten Kostenbestandteile eines TAR repräsentieren, gibt es die Tendenz zur Konzentration. Einerseits erfolgt dies durch Zusammenschlüsse von Anbietern mit einem vergleichbaren Leistungsportfolio - Stichwort „Monopolisierung" - andererseits durch strategische Zukäufe von Firmen der sog. Nebengewerke durch Global Player mit dem Ziel, möglichst „alles-aus-einer-Hand" anbieten zu können.
Unabhängig von diesen Marktentwicklungen, ist nur eine begrenzte Anzahl von Kontraktoren in der Lage, mit ihrem Führungspersonal Aufträge und Projekte ab einer gewissen Größe abzuwickeln. Weiterhin treten auch kaum neue Anbieter in den TAR Markt ein. Somit verstärkt sich die marktbeherrschende Position der großen Anbieter. Dies hat zur Folge, dass den Anlagenbetreibern für Stillstandsprojekte nur eine begrenzte Auswahl an potentiellen Auftragnehmern zur Verfügung steht.

Personalengpäße bei großen TARs
Aufgrund der TAR-Events treten zudem hohe Nachfragespitzen auf, die dazu führen, dass der überwiegende Teil der Anbieter mit Subunternehmen arbeitet. Dabei bedienen sich alle im Grunde genommen aus einem Pool. Letztendlich werden somit oft dieselben Spezialisten von verschiedenen Dienstleistern angeboten und eingesetzt. Die hinreichende Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal stellt damit für Projekte ab einer bestimmten Größe eine entscheidende Herausforderung für die Anlagenbetreiber dar.
Um solchen Engpässen schon bei der Kontraktorenauswahl entgegen zu wirken, ist es empfehlenswert, dass Anlagenbetreiber sich untereinander hinsichtlich geplanter Anlagenabstellungen abstimmen. Dies führt zu einer Nachfrage-Harmonisierung und liegt im Interesse aller, um eine hohe Ausführungsqualität sicherzustellen. Märkte, die von wenigen, großen Anbietern dominiert werden, stehen unter besonderer kartellrechtlicher Beobachtung. Dies trifft auf Raffinierien genauso zu, wie auf die fünf großen Energieversorger. Eine mögliche „gemeinsame Abstimmung" von TAR-Terminen legt den Verdacht nahe, dass Preisentwicklungen beeinflusst werden sollen. Diesen Vorwurf sind Unternehmen mit einer marktbeherrschenden Stellung grundsätzlich ausgesetzt.

Transparenzoffensive der RWE
Ein gutes Beispiel dafür, wie man diesen Konflikt korrekt auflösen kann, stellt die Transparenzoffensive der RWE dar. RWE veröffentlicht auf seiner Website alle geplanten Abstellungen seiner Kraftwerke, um den Vorwurf einer möglichen Marktbeeinflussung aus dem Wege zu gehen. Das Prinzip: da wo Transparenz vorliegt, ist kein Platz für geheime Absprachen. Die Dienstleister können sich somit rechtzeitig um geplante Termine für Angebote bewerben und aktiv mit anderen Marktteilnehmern die Auslastung kommunizieren.
Im Bereich von Raffinerien und petrochemischen Betreiben herrscht eher noch das Prinzip der Verschwiegenheit vor. Teilweise aus Gründen von kartellrechtlichen Überlegungen und auch aufgrund interner Compliance Regeln, existieren keine öffentlich zugänglichen Informationen über geplante TARs. Im Wesentlichen holen sich die Betreiber die fehlenden Informationen über ihre technischen Dienstleister oder über Kontakte zu anderen Betriebsleitern. Vereinzelt werden auch Alternativlösungen getestet, wie den Stillstand bewusst außerhalb der üblichen Saisonzeiten (April bis Oktober) durchzuführen. Solche Ausnahmen, wie sie z. B. Bayernoil praktiziert, sind eher selten. Die Praxiserfahrung zeigt, dass im Vergleich zu einem Mai-Stillstand, dasselbe TAR-Projekt im Januar/Februar 20 - 30 % aufwändiger sein wird. Demgegenüber stehen die besseren Margen-Erwartungen.

Herausforderungen bei der TAR-Planung
Die erforderlichen Planungs- und Ausführungsleistungen bei TARs sind hoch komplex, da viele Prozesse voneinander abhängig sind. Zunächst ist ein langer Planungs- und Vorbereitungsvorlauf, je nach Größe von 10-26 Monaten, erforderlich. Dabei werden bereits festgelegte Abläufe fortwährend optimiert. Demgegenüber steht eine verhältnismäßig kurze Ausführungsphase von vier bis sechs Wochen. Für diese Phase werden 90 % aller benötigten Fachkräfte mobilisiert. Jeder Betreiber geht auf seine Art und Weise mit diesen Herausforderungen um. Dabei ist er stets auch von einer eingeschränkten Auswahl an Betriebsmitteln sowie der gesamten betrieblichen Organisationsstruktur abhängig. Ein erfolgreiches TAR-Projekt setzt nun voraus, dass benötigtes Fremdpersonal qualifiziert, rechtzeitig und möglichst kostengünstig beschafft werden kann.
Die besten Kontraktoren sichern
Wie sichern sich Betreiber nun die für sie am besten geeigneten Kontaktoren? Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist, die Grundlagen für die Kontraktorenauswahl rechtzeitig bereitzustellen. Dazu ist zunächst einmal der Leistungsumfang genau zu bestimmen. Der überwiegende Teil von Planungs- und Ausführungsleistungen wird als Werkvertrag vergeben. Die Vergütung findet oftmals auf Grundlage von Standardleistungsverzeichnissen (StLv) nach Einheitspreisen statt. Detail- oder Global-Pauschalverträge bilden eher eine große Ausnahme.
Die doch sehr umfangreiche Leistungsbeschreibung auf Grundlage von StLv's führt häufig zu starken Terminverzögerungen, bis für den Betreiber eine belastbare Kalkulation vorliegt. Deutlich schneller geht es mit komplexen Global-Pauschalverträgen. Hier wird auch nicht mehr nach StLv abgerechnet. Die zu erbringenden Leistungen werden pauschal funktional beschrieben und als Einzelfestpreis pro Equipment festgelegt. Typisch sind Formulierungen wie: „vollständige Vorbereitung, Ausführung und Nachbereitung aller mechanischen Arbeiten zur Prüfung von Behältertyp XYZ". Dies ist sehr gut praktikabel, da die Kontraktoren die Equiments und dazugehörigen Arbeiten durchaus sehr gut kennen und kalkulieren können. Aufwändig ist es vor allem deshalb, weil jeder Betreiber eine andere Detaillierungstiefe und Systematik voraussetzt. Das kostet unnötig Zeit und Geld.
Abhängig vom Zeitpunkt, wann der TAR ausgeführt werden soll, ist darüber nachzudenken, die entsprechenden Ressourcen immer so früh wie möglich vertraglich zu binden (Ressourcensicherung durch vertragliche Bindung). Das beinhaltet ebenfalls eine so genannte Erfüllungs-Sicherung dahingehend, dass der Kontraktor auch zu einem definierten, späteren Zeitfenster mit hinreichenden Ressourcen verfügbar ist, bevorzugt noch abgesichert durch eine entsprechende Performance-Garantie. Laut Dirk Träger, Geschäftsführer des auf TAR-Projekte spezialisierten Managementdienstleisters T/ANGO, ist „dies immer günstiger, als Fremdfirmen spät zu verpflichten. Erhält der Dienstleister rechtzeitig seinen Vertrag, kann er seinerseits entsprechend kostengünstig qualitativ hochwertiges Personal sichern und so zum Ausführungszeitpunkt bereitstellen." Zudem sei stets die gesamte Beschaffung als Prozess zu betrachten. Entscheidungen, die früh im Ablauf dieses Prozesses getroffen würden, zeigten oft erst sehr viel später ihre Wirkungen. Allein aufgrund des Zeitablaufs könne es unter Umständen sehr aufwändig und kostenintensiv werden, korrigierend einzugreifen.

Lösungsansätze zur Kontraktorenauswahl
Die Betreiber müssen genaue Ziele, Prozesse und Begriffe einschließlich der notwendigen Details bestimmen. Anfänglich festgelegte Projektmanagementmodelle und Abrechnungsmethoden definieren im erheblichen Umfang den Aufwand. Ressourcensicherungs-Verträge inkl. Erfüllungssicherung sind möglichst frühzeitig abzuschließen. Ergänzend ist anzuraten, dass das Team den Vertragsprozess ganzheitlich über den gesamten Ablauf betrachtet und bearbeitet. Ein Contract Manager ist unverzichtbar.