Durch die Digitalisierung der Einsatzplanung und Auftragsabwicklung könnten Unternehmen viele der Herausforderungen meistern, doch gibt es immer noch hartnäckige Vorurteile und Einwände, bestehende Prozesse in der Instandhaltung zu digitalisieren und zu optimieren. Das Unternehmen Mobilex hat sieben Mythen über Instandhaltungssoftware identifiziert und enttarnt.

Kostet ein Vermögen und macht zu viel Aufwand

Die Kosten einer Instandhaltungssoftware richten sich nach den Anforderungen des Unternehmens. Diese umfassen die Anzahl der Niederlassungen, der Mitarbeiter in der Instandhaltung sowie der Maschinen und Anlagen. Die bestehende IT-Infrastruktur und Anwendungen spielen eine wichtige Rolle ebenso wie die Ist- und Soll-Prozesse und die Ziele des Digitalisierungsprojekts. Nach der Einführung der Instandhaltungssoftware haben sich die Kosten in den allermeisten Projekten bereits nach einem Jahr amortisiert. Hinzu kommen die nachhaltigen Kosteneinsparungen in der Instandhaltung durch die Digitalisierung, die durch eine höhere Produktivität der Instandhalter, eine höhere Anlagenverfügbarkeit sowie bessere Datenqualität erzielt werden.

Um die Abläufe in der Instandhaltung zu digitalisieren, werden zunächst die bestehenden Prozesse abgebildet, Ziele definiert und ein Projektplan erstellt. Dieser Aufwand ist jedoch überschaubar und einmalig und muss zum Nutzen des Projekts relativiert werden. Zudem kommen dabei oft ineffiziente Strukturen zum Vorschein. Ein Digitalisierungsprojekt bietet somit auch die Chance, veraltete Prozesse zu optimieren.

Skepsis überwinden

Bei der Einführung einer Instandhaltungssoftware gibt es immer Anwender, die dieser skeptisch gegenüberstehen, weil sie fürchten, dass sie sehr komplex und schwer zu lernen sei. Um diese Bedenken auszuräumen, sollten Unternehmen diese Skeptiker gleich zu Beginn des Projekts mit ins Boot holen und ihre Anforderungen und Wünsche berücksichtigen. Ausführliche und wiederholte Schulungen mit allen Anwendern beim Rollout der Software tragen dann dazu bei, dass alle Kollegen schnell mit der neuen Lösung vertraut sind und die Vorteile beim täglichen Einsatz zu schätzen wissen.

Ein weiteres Vorurteil gegenüber einer Instandhaltungssoftware ist, dass die Mitarbeiter fürchten, dadurch ersetzt zu werden. Der Einsatz einer Lösung für die Einsatzplanung und mobile Auftragsabwicklung in der Instandhaltung verbessert in der Tat die Produktivität der Mitarbeiter, ersetzt diese aber keineswegs. Sie erleichtert die Kommunikation und Dokumentation von Aufträgen und beschleunigt die Prozesse, so dass die Instandhalter sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Somit trägt sie auch dazu bei, dass weniger Überstunden anfallen.

„Eine Instandhaltungssoftware ist die Basis für effizientere ­Prozesse, eine höhere ­Anlagenverfügbarkeit und eine bessere Datenqualität. Damit sind Unternehmen bestens gerüstet für den internationalen Wettbewerb im 21. Jahrhundert."

 

Digitales Datenmanagement

 Auf den ersten Blick ersetzt eine Instandhaltungssoftware eine Auftragsplanung und -Abwicklung mit Excel und Papier. Der tatsächliche Nutzen geht jedoch weit darüber hinaus.

Für den Instandhaltungsplaner verbessert die Software die Transparenz über die Aufträge und Einsätze. Er sieht nun in Echtzeit, welche Aufträge erledigt sind und welche Maschinen noch in Arbeit sind. Akute Ausfälle und Störungen kann er direkt per Push-Nachricht an die Instandhalter kommunizieren. Dies sorgt für kürzere Ausfallzeiten und eine höhere Maschinenverfügbarkeit. Die digitale Erfassung von Berichten und Maschinendaten sorgt für eine höhere Datenqualität. Dies bildet die Grundlage für eine optimale Instandhaltungsplanung, eine maximale Lebensdauer von Maschinen und eine höhere Profitabilität.

Unternehmensgröße und Vorbehalte

Ein weiterer Irrglaube ist, dass sich eine Instandhaltungssoftware nur für Großunternehmen rechnet. Bereits ab 20 Instandhaltern bietet der Einsatz einer Software für die Einsatzplanung und mobile Auftragsabwicklung Einsparpotenziale für Unternehmen. Für kleinere Betriebe eignet sich besonders der Einsatz einer Instandhaltungssoftware als Cloud-Lösung. Dabei profitieren sie von zahlreichen Vorteilen wie Skalierbarkeit, kalkulierbaren Kosten und einer schnellen Implementierung.

Vorbehalte vor Neuerungen, neuen Technologien und Prozessen gibt es in vielen Unternehmen. Die Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil von Industrie 4.0. Nur Unternehmen, deren industrielle Produktion und somit auch die Instandhaltung digitalisiert sind, werden langfristig im internationalen Wettbewerb des 21. Jahrhunderts bestehen können. Denn Stillstand bedeutet Rückschritt und hat keine Zukunft.

Autorin
Patricia Dittmar, Senior Marketing Manager, MobileX