Bauprojekte der Pharmaindustrie stehen vor besonderen Herausforderungen: Nicht nur die Qualitätsansprüche sind sehr hoch, Gebäude müssen außerdem oft im Super-Fast-Track-Verfahren entstehen. Fehlt die gute Koordination und Struktur auf der Baustelle, kann das gesamte Vorhaben ins Wanken geraten.

Dass es auch anders geht, zeigt das Projekt Biotest Next Level bei Biotest in Dreieich. Abhilfe schafft hier die Methode Lean Site Management.
Für Bauherren der Pharmaindustrie ist die Einhaltung der vereinbarten Qualitäten ein oberstes Gebot. Allerdings kann die oft unzureichende Abstimmung und Koordination zwischen allen Beteiligten auf der Baustelle dieses Ziel gefährden. Ein „Aneinander-vorbei-Arbeiten“ belastet den Arbeitsfluss der ausführenden Unternehmen und behindert in vielen Fällen die Fertigstellung im gewünschten Termin- und Kostenrahmen. Für eine Lösung sorgt die Lean-Methode – ein Management-Ansatz aus der Industrie, den Drees & Sommer seit mehreren Jahren auf Bauprojekte und den Baustellenbetrieb überträgt.
Dreh- und Angelpunkt dieser Vorgehensweise ist der detaillierte Projektablauf, der auf den Tag genau durchgetaktet ist. Das Ergebnis: eine deutliche Beschleunigung der Arbeitsprozesse und eine deutliche Entlastung für alle Beteiligten. Das Lean Management basiert auf dem Kaizen-Prinzip, das für eine „Veränderung zum Besseren“ steht. Um diese Optimierung zu erreichen, gilt es, die Einzelaktivitäten und Abläufe sinnvoll aufeinander abzustimmen. Relevant ist die Methode in nahezu allen Projektphasen – bspw. als Lean Design Management (LDM) bei der Planung und Lean Site Management (LSM) bei der baulichen Ausführung.

Schlank in drei Schritten
Die LSM-Methode hat drei Stufen mit steigendem Detaillierungsgrad. Am Anfang steht die Gesamtprozessanalyse, die anschließend in die Prozessplanung und später in die Tafelplanung überführt wird. Bei der Gesamtprozessanalyse definiert ein Team aus der Bauleitung, Planern, Lean Site Managern sowie ausführenden Unternehmen die Strategie und den Ablauf. Dazu gehört es, den Bauprozess in überschaubare Einheiten zu zerlegen und Schwachstellen und Risiken aufzudecken.
Danach untergliedert das Team innerhalb der Prozessplanung das Gesamtvorhaben in Teilprojekte und Arbeitspakete. Zu diesem Schritt gehört auch das Ressourcenmanagement. Es geht darum, den Ablauf mit Meilensteinen und Stabilitätskriterien festzulegen. Beispiele für wichtige Meilensteine sind die Übergabe der Ausführungsplanungen, Einbringtermine für Prozessanlagen und Verfügbarkeit von Mediensystemen. Parallel dazu läuft die Logistikplanung für den Baustellenbetrieb. Wichtige Fragen sind dabei, wie viele Mitarbeiter, Material und Maschinen zu welchen Zeitpunkten benötigt werden. Alle zwei bis vier Wochen stimmen sich die Projektbeteiligten ab: Terminplaner, Bauleitung, Firmen-Projektleiter und Bauherren-Vertreter.
Im Alltag ist die Tafelplanung das zentrale Instrument. Sie liefert die benötigten Informationen und ermöglicht die tägliche Prüfung des Projektfortschritts. Dabei werden vier Wochen tagesgenau durchgeplant. Mit Hilfe einer Tafel und Steckkarten werden der Ablauf sowie die einzelnen Aktivitäten visualisiert. Für alle Beteiligten bedeutet das mehr Transparenz. Jeder einzelne kann erkennen, an welcher Stelle im Ablauf sein Job steht, ob es Zeitverzögerungen gibt und welche Gewerke mit ihm gemeinsam auf demselben Areal arbeiten. Die Tafelplanung fungiert außerdem als Frühwarnsystem und weist darauf hin, ob die Arbeiten rechtzeitig fertig werden.

Auch für komplexe Bauvorhaben ­geeignet
Die Stärken der LSM-Methode sind vor allem von Projekten bekannt, in denen wiederkehrende Räume auftreten – z. B. im Wohnungs- oder Bürobau. Aufgrund der sich wiederholenden Bereiche sind die Prozesse einfacher aufeinander abzustimmen. Der sogenannte „Gewerkezug“, also die Gesamtheit der Gewerke in ihrer definierten Abfolge, wird dabei durch das Gebäude geleitet.
Meistens sind Projekte der Life-Sciences-Branche aber um einiges komplexer. Die Gebäude bestehen oft aus mehreren Bereichen mit unterschiedlichen Anforderungen und Spezifikationen. Aber auch hier macht es Sinn, LSM einzusetzen, um Pufferzeiten zu reduzieren und Prozesse sinnvoll hintereinander zu schalten. Dafür ist das Vorhaben von Biotest im Gewerbegebiet Dreieichenhain ein gutes Beispiel. Im Rahmen des Projekts „Biotest Next Level“ baut das Pharmaunternehmen das bestehende Areal aus, um die eigene Produktionskapazität zu verdoppeln und die Profitabilität zu steigern.
Dabei entstehen das neue Produktionsgebäude und die Energiezentrale mithilfe der LSM-Methode. Mit seiner Komplexität stellt der fünfgeschossige Produktionsbau organisatorisch eine Herausforderung dar: Das 32 m hohe und 8 m tiefe Gebäude beherbergt drei übereinander liegende Produktionsebenen, Büro- und Laborflächen sowie ein Rohstoff-Lager.

Auf der schnellen Spur
Schon beim Start der ersten Montagen führte das Expertenteam deshalb die LSM-Methode ein. Zunächst wurde das Produktionsgebäude in mehrere Arbeitsbereiche aufgeteilt. Räume mit ähnlicher Größe und Funktion bildeten jeweils einen Abschnitt – z. B. die Laborbereiche oder die Technikzentrale. Seitdem stimmen sich diese Bereiche in wöchentlichen Treffen mit allen Beteiligten untereinander ab. Hier findet der Großteil der Terminplanung und -steuerung statt, was das Projekt insgesamt entlastet.
Im Oktober 2015 wurde Richtfest gefeiert. Um mit dem gebäudetechnischen, architektonischen und prozesstechnischen Ausbau termingerecht beginnen zu können, musste die Gebäudehülle rechtzeitig fertig sein. Dieses Ziel wurde erreicht. Bis Mitte 2017 erfolgt der Abschluss der baulichen und gebäudetechnischen Installationen. Die Produktionsanlagen werden im Verlauf der zweiten Jahreshälfte 2017 schrittweise qualifiziert. Im dritten Quartal 2018 wird dann die Validierungsphase abgeschlossen.

Jeden Tag näher am Ziel
Um diese enge Terminschiene einzuhalten, muss die tägliche Arbeit durchgetaktet sein. Jeden Morgen treffen sich beim Projekt von Biotest alle Firmenvertreter und die Bauleitungen um 8 Uhr im Lean-Management-Container. Eine Tafel mit einzelnen Aktivitäten, Kennzahlen und To-Do-Listen bietet einen Überblick über die nächsten vier Wochen. Auf Steckkarten ist die tagesaktuelle Tätigkeit des einzelnen Gewerkes notiert. Dabei überprüft jeder Teilnehmer seine Leistungen und plant den Tag: Welche Aufgaben stehen heute an? Wer fängt in welchem Bereich an? Gibt es Schnittstellen zu anderen Gewerken? Diese Meetings sind nicht moderiert – es geht um die informelle Abstimmung. Warum das notwendig ist, zeigt allein die Anzahl der beteiligten Firmen: Insgesamt mehr als 60, von denen in der Regel etwa 30 gleichzeitig vor Ort vertreten sind.
Im Laufe des Tages aktualisieren die Firmenvertreter die Tafel. Haben sie eine Aufgabe erledigt, ändern sie die entsprechenden Karten. Gleichzeitig können sie feststellen, ob andere Gewerke die für sie relevanten Bereiche bereits bearbeitet haben. Das bietet ihnen eine verlässliche Basis, ihre weitere Arbeit zu planen. Auch für den Bauleiter ist die Tafel ein zentrales Informationstool: Eine abgeschlossene Aufgabe weist ihn z. B. darauf hin, dass er das Ergebnis überprüfen kann. Einmal in der Woche trifft sich das Team zu einer ausführlicheren Besprechung und stimmt die Detailaktivitäten in der Tafelplanung für eine weitere Woche ab.

Strukturiert, stabil, sicher
Anhand der Tafel kann jeder einzelne seine konkreten Aufgaben in der abgestimmten Arbeitsfolge ablesen, kann erkennen, ob es Zeitverzögerungen gibt und welche parallel laufenden Aktivitäten in seinem Arbeitsbereich geplant sind. Kollisionen werden so sichtbar und können verhindert werden. Die Transparenz verpflichtet: Jeder einzelne soll dazu beitragen, dass andere ihre Arbeiten pünktlich und in der entsprechenden Qualität ausführen können.
In der Vergangenheit war es für den Bauleiter ein erheblicher Aufwand, alles im Blick zu behalten und zu steuern. Das Risiko Terminverzögerungen zu übersehen war sehr groß. Das hatte wiederum Auswirkungen auf den gesamten Prozess. In diesem Sinne liefert die LSM-Methode Stabilität: Die Prozesse sind gut definiert, die Aufgaben klar verteilt. Daraus ergeben sich weitere Vorteile, z. B. in Bezug auf die Baustellensicherheit. Denn dieses Thema hängt sehr stark mit der täglichen Arbeit der Firmen zusammen. Die LSM-Methode fördert die richtige Arbeitsvorbereitung – das Ergebnis ist eine saubere und ordentliche Baustelle.
Aber nicht nur auf der Baustelle kann der Lean-Management-Gedanke viel bringen. Er ist auch auf andere Prozesse übertragbar, z. B. zur regelmäßigen Überprüfung von Anlagen. Dabei kann die Lean-Methode einen wertvollen Beitrag leisten, dass der enge Zeitraum für die Wartung eingehalten wird.