Beschaffungswert als mächtiger Hebel – Einkaufsprozesse durch ein unternehmensweites Informationsportal optimieren.

Der Einkauf beeinflusst je nach Branche 50 bis 85 % der Kosten eines Unternehmens und spielt auch in der Chemieindustrie eine große Rolle.

Um Wettbewerbsvorteile zu erhalten, benötigen insbesondere global aufgestellte Unternehmen eine zielgerichtete Bereitstellung zuverlässiger Informationen durch eine gute Kommunikationsstruktur.

Hier agiert Lanxess zukunftsweisend: Das Chemieunternehmen hat mit einer IT-Lösung seine Einkaufsprozesse über ein global verfügbares Einkaufsportal optimiert. Lanxess' Finanzvorstand Matthias Zachert erwartet von der Group Function Procurement höchste Effizienz.

Dabei stellt sich das Chemieunternehmen den Herausforderungen des globalen Marktes:

Durch die Konsolidierung und Erweiterung von Prozessen sollte der Einkauf flexibler werden, um die Einkaufsmacht zu bündeln und den Beschaffungswert als Hebel zu nutzen.

Der Leiter Procurement Controlling & Support Dr. Thomas Pelster startete im August 2005 das Projekt „Einkaufsportal" mit dem Ziel, komplexe bestehende Systeme beherrschbar zu machen und Reorganisationen schnell umsetzen zu können, ohne dass alle sechs Monate neue Tools gekauft oder langwierig entwickelt werden müssen.

Für diese Aufgabe zog er den IT Dienstleister Maxence hinzu, der sich durch bedarfsgerechte Erweiterungen der bestehenden Systeme ausgezeichnet hatte. „Die Philosophie der Maxence, dass unabhängig von Kernsystemen wie SAP oder Microsoft Dynamics Axapta übergeordnete, flexible und funktionale Lösungen geschafften werden sollten, entsprach der unseren", berichtet Pelster:

Die Unabhängigkeit von monolithischen Systemen ermögliche erst die angestrebte Flexibilität. Am Anfang des Weges zu einem global verfügbaren Einkaufsportal stand eine Analyse der bestehenden Infosysteme.

Das Ergebnis war teilweise ernüchternd: Inhomogene Datenquellen führten dazu, dass die Transparenz für Entscheidungsgrundlagen zum Teil fehlte und ein Reporting für Entscheidungsträger aufwendig war. Verbesserungsbedarf bestand insbesondere bei der Stammdatenpflege, dem Lieferantenmanagement und der Rohstoffkostenplanung.

Heute besitzt der Lanxess Einkauf die angestrebten IT-Lösungen: Nun sind Daten und Abfragen transparent und für autorisierte Personen im Unternehmensnetz jederzeit verfügbar. Die Lösung setzt sich aus verschiedenen Systemen zusammen.

So können Mitarbeiter über ein auf Lieferantenmanagement fokussiertes Informationsportal Ansprechpartner ermitteln oder den richtigen Webshop finden. Dadurch entstehen eine höhere Transparenz und ein verbessertes Reaktionsvermögen.

Für die Vorbereitung von Vertragsverhandlungen und die Suche nach geeigneten Lieferanten können Einkäufer auf Lieferantenbewertungen zurückgreifen.

Um die Daten kontinuierlich zu pflegen, verfügt das Portal über Workflow-gestützte Prozesse zur Stammdatenverwaltung von Lieferanten, Materialen, Warengruppen, Einkäufern und Einkaufsgruppen.

Geht es um die Planung von Mengen und Preisen strategischer Rohstoffe und Energien, bieten die Planungslösungen wichtige Erfassungsprozesse und Auswertungen:

Die Planungsdaten werden in monatlichen Forecasts und jährlichen Budget-Prozessen weltweit erfasst und periodisch mit Ist-Zahlen angereichert. Dabei operieren alle Prozesse auf einer zentralen, einheitlichen Datenbasis, die ein durchgängiges Reporting über alle Daten ermöglicht.

Prozessverantwortliche können jederzeit den Status der Prozesse und Daten einsehen und zentral steuern. Für die Planungsabläufe können Planwerte aus dem Forecasting oder der Budgetierung analysiert und mit den aktuellen Ist-Daten verglichen werden. Für die wichtigsten Rohstoffe sind Preis und Mengenverläufe grafisch darstellbar.

Die Aktualität der Daten und der transparente Erfassungsprozess erhöhen die Planungssicherheit und helfen bei der Entwicklung von Einkaufsstrategien.

Zusätzlich liefert das Reporting Preistendenzen, z. B. für die Beschaffung von strategischen Rohstoffen, wodurch die Business Units schnell auf Veränderungen reagieren können.

Mit zusätzlichen Funktionen lassen sich Einsparungen im Einkauf planen und die Erfolge darstellen. Das macht den Wert der Group Function Procurement ersichtlich und den Fortschritt messbar.

„Für uns war vor allem wichtig, dass eine hohe Bedienerfreundlichkeit, intuitive Handhabbarkeit und die Durchgängigkeit der Lösungen die Akzeptanz der Mitarbeiter fördert. Eine Erzeugung von individuellen Berichten und Auswertungen sollte intuitiv und die Qualität der gelieferten Informationen und Prognosen sehr hoch sein", so Pelster.

„Die mit unserem Dienstleister Maxence entwickelten IT-Systeme bieten dem Einkauf heute schon das Rüstzeug für zukünftige Procurement Anforderungen, da sie unter der Prämisse entwickelt wurden, ausbaubar zu sein." Durch die Optimierungen des Einkaufsprozesses haben die Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Managementaufgaben und können auf vorher nur schlecht zu beantwortende Anfragen reagieren.

Davon profitieren die Abteilungen Vertrieb, Marketing und Finance und Investors Relation. Im Nachhinein waren vor allem die Ist-Analyse, die Definition von künftigen Anforderungen und die Auswahl des richtigen Partners wichtige Parameter für den Erfolg.

Zusätzlich sollten Einkaufsabteilungen, die eine ähnliche Lösung planen, die Rückendeckung des Managements besitzen. Weitere Erfolgsfaktoren für die Schaffung eines Informationsportals im Einkauf sind:

• Klein und einfach starten und dann mit der Funktionalität wachsen;
• Mitarbeiter bei der Einführung neuer Prozesse mit einem konzeptionellen Change Management unterstützen;
• Nur stabile Module mit überschaubarer Funktionalität freigeben;
• Regelmäßig Feedback von potentiellen Anwendern einholen;
• Angemessene Zeit für Schulungen einplanen.

Der Mehrwert der schnellen Informationsbeschaffung durch die Integration der großen Bestandssysteme mit den darauf basierenden Anwendungssystemen ist bei Lanxess nicht mehr wegzudenken:

Das Unternehmen hat seine Reaktionsfähigkeit und Entscheidungssicherheit bei vielen Einkaufsprozessen erhöht.

Kontakt:
Frank Hein
Maxence Business Consulting GmbH, Dormagen
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