Baumbach Chemische Erzeugnisse ist Entwickler und Hersteller von Reinigungs-, Desinfektions- und Pflegemitteln und bietet seinen Kunden, die nahezu ausschließlich aus der Lebensmittelindustrie stammen, einen auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Hygieneservice. „Reinigung und Desinfektion sind Teil des gesamten Produktions- und Wertschöpfungsprozesses und tragen wesentlich zur Qualitätssicherung bei", macht Geschäftsführer Stefan Baumbach deutlich.

Baumbach setzt die ERP-Branchensoftware CSB-System ein. Diese umfasst alle Funktionalitäten der Warenwirtschaft, die in ihrer bereichsübergreifenden Funktion ein kontrolliertes Zusammenspiel integrierter Informationsverarbeitung über die Bereiche Beschaffung, Produktion, Lager und Absatz bildet.

Reduzierte Beschaffungskosten
In der Auftragserfassung werden die eingehenden Aufträge direkt ins CSB-System eingegeben. Die Auftragsdaten werden online an die Produktion übermittelt, woraufhin eine grobe Einplanung des Auftrages sowie die Festlegung des Liefertermins erfolgt. Anhand dieser Angaben wird eine Auftragsbestätigung erstellt und der Auftrag genau terminiert. Alle erforderlichen Daten werden in die Produktionsvorschlagsliste sowie in die Materialbereitstellungsliste aufgenommen, damit die benötigten Rohstoffe zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitgestellt werden. Baumbach realisiert mit dem branchenspezifischen ERP-System speziell für die chemische Industrie eine spürbare Produktivitätssteigerung durch die optimale Planung der aktuellen Bedarfsdeckung und die kurzfristige Engpassbeseitigung. „Das CSB-System bietet darüber hinaus in der Beschaffung Möglichkeiten zur lückenlosen Verfolgung aktueller Bestellstatus und Teillieferungen sowie einen transparenten Online-Vergleich der Einkaufspreise. Dadurch können wir die Beschaffungskosten deutlich reduzieren", so Stefan Baumbach.

Von der Bestellung zum Versand
Zum Produktionsbeginn der Aufträge wird die Materialliste basierend auf den Rezepturen und der Stückliste im Lager bereitgestellt. Da Artikelnummer und Artikelbezeichnung eindeutig den exakten Lagerplatz referenzieren, kann das erforderliche Material in kürzester Zeit identifiziert, angefordert und zum Produktionsort transportiert werden. Dadurch steigt auch die Produktionssicherheit.
Nach der Produktion wird der Auftrag im Versand bereitgestellt. Dabei werden Chargen- und Bestellscheinnummer erfasst und können im System sofort abgerufen werden. Für den Versand werden Lieferschein und Werksprüfzeugnis erstellt und den Produkten beigefügt. Auf dieser Basis erfolgen dann Rechnungsdruck und -versand. Die Versandabteilung ist mit dem CSB-System auch problemlos in der Lage, Aufträge gesammelt vorzublenden, auszudrucken und die einzelnen Lieferstatus zu prüfen.

Unkomplizierte Provisionsabrechnungen
Auch die Provisionsabrechnungen für die Vertreter erledigt Baumbach mit Hilfe des CSB-Systems. Für die Vertreter sind die verschiedensten Provisionsarten und Berechnungsgrundlagen im System „gepflegt". Dabei sind die Abrechnungen sowohl auf Warengruppenebene als auch in Form von „Staffelprovisionen" möglich. Durch die Flexibilität des CSB-Systems können pro Kundenauftrag individuelle, vom Standard abweichende Vertreterzuordnungen vorgenommen werden.
Ob der Vertreter eine detaillierte Einzelabrechnung mit Auflistung der Kundenumsätze pro Berechnungsgrundlage oder eine kumulierte Version mit den Endwerten zur Information erhält, kann zum Zeitpunkt der Abrechnung entschieden werden. In der Regel wird zu Beginn der Zusammenarbeit das jeweilige Informationspaket festgelegt und dem Vertreter als Stammdatensatz zugeordnet. Über das CSB-System kann Baumbach seinen Vertretern darüber hinaus per Knopfdruck jederzeit Informationen über den aktuellen Status der Umsätze und die zu erwartende Provisionssumme geben.

Aktive Kooperation
Stefan Baumbach nennt die Vorzüge der Software: „Das CSB-System löst effizient unsere speziellen Zielstellungen und ermöglicht uns, in allen Bereichen signifikante Einsparungen zu erzielen. Sie ist für uns die Basis, um langfristig am Markt zu bestehen und unseren Erfolg auszubauen. Positiv ist auch, dass wir als relativ kleiner Mittelständler jederzeit optimalen Support erhalten." Dass er sich „im Gegenzug" aktiv in die Weiterentwicklung der Software einbringt, ist für ihn selbstverständlich. Als Mitglied eines Erfa-Kreises trägt Baumbach dazu bei, dass neueste Anforderungen und Trends bei der Entwicklung der Software stets berücksichtigt werden.