Pro Jahr 25.000 Kundenbesuche, mehr als 50.000 Aufträge mit einem Volumen von bis zu 100 Einzelpositionen: Um die aufwendigen Prozesse zu organisieren, nutzt CP Pharma bei mehr als 100 eigenen Medikamentenzulassungen und einem breiten Repertoire an Großhandelsmedikamenten die ERP-Lösung GUS-OS Suite, eine Lösung der GUS Group. Bei der Auswahl eines Anbieters standen die Integration von GMP-gerechten Prozessen, Kompetenz im Pharmabereich und Logistik-Know-how im Vordergrund. Die GUS Group erfüllte die Anforderungen und ermöglichte zudem die Abstimmung der Software-Lösung auf den speziellen Bedarf von CP Pharma.

Alles für den Veterinär
Antibiotika, Chemotherapeutika, Mastitispräparate, Hormone, Antiparasitika, Analgetika, Anästhetika und weitere Spezialpräparate - die Bandbreite der für das Handelsunternehmen zugelassenen Präparate deckt praktisch den gesamten Bedarf des Veterinärs ab. In der unternehmenseigenen medizinisch-wissenschaftlichen Abteilung aus Tierärzten, Biologen und Pharmazeuten werden die rund 100 zugelassenen und noch in der Vorbereitung befindlichen Produkte komplett begleitet, von der Entwicklung über die klinische Prüfung bis zur Zulassung.
Um darüber hinaus den Tierarzt vor Ort schnell und bedarfsgerecht zu bedienen, setzt das Unternehmen aus Burgdorf derzeit 16 Außendienstmitarbeiter ein. Das bedeutet eine enorme logistische Herausforderung - denn von den rund 10.000 Zierarztpraxen, -kliniken und Universitäten in Deutschland sind etwa 94 % langjährige Kunden. Das summiert sich zu einer beachtlichen Durchschnittsleistung von 25.000 Besuchen pro Jahr.

Mehr als ein marktübliches ERP-System
Das Unternehmen war deshalb zur Absicherung des weiteren Wachstums auf der Suche nach einer durchgängigen Unternehmenslösung, mit der einerseits die Produktion und Qualitätssicherung abgedeckt werden konnte, zum anderen aber auch die aufwendigen Vertriebsprozesse geplant und gesteuert werden sollten. Schließlich zielte die Investitionsentscheidung auch auf eine Straffung der internen Logistik, insbesondere bei der Kommissionierung. Hier war es auch wichtig, neben den Touren in Deutschland auch den Export (für die Medikamente Cepetor, Cepesedan und Revertor) in 23 Länder der Europäischen Union sowie Kanada optimal zu gestalten. Darüber hinaus war es natürlich unverzichtbar, dass die chargenorientierte IT-Lösung den Bestimmungen nach dem Arzneimittelgesetz, dem Betäubungsmittelgesetz und dem Branchenstandard Good Manufacturing Practices genügt.
Die Suite-Lösung geht über ein marktübliches ERP-System hinaus. Vernetzungen innerhalb des Systems ermöglichen die Nutzung von intelligenten Modulen wie Business Intelligence zum Reporting und Controlling. In Echtzeit können die aktuellen Unternehmenskennzahlen genutzt und verarbeitet werden. Mit den Modulen Shop und CRM stehen dem Vertrieb die passenden Werkzeuge zur Verfügung, Außendienst und Auftragsabwicklung erfolgreich zu koordinieren. „Bei 25.000 Kundenbesuchen im Jahr durch 16 Mitarbeiter fällt enormer administrativer Aufwand an - von der Auftragserfassung, Stammdatenpflege, Tourenplanung bis zur Reisekostenabrechnung. Diese Abläufe sind durch OS CRM abgedeckt und mit der Buchhaltung vernetzt", beschreibt CP Pharma-Geschäftsführer Jens-Uwe Martsekis.

Webshop voll integriert
Mit hohem Vernetzungsgrad strafft der Einsatz der OS Suite auch die Prozesse der Auftragsabwicklung. Der Webshop ist dabei voll in die ERP-Prozesse integriert. Effizienz liegt auch in Details verborgen - eine Rufnummernanwahl aus dem System verringert Fehler bei der Kunden- und Lieferantenansprache und strafft die Abläufe. Bei eingehenden Anrufen bekannter Nummern öffnet das System sofort die relevanten Kundendaten. In der Warenlogistik wurden die Prozesse ebenfalls gestrafft: Sammelkommissionierscheine bündeln die Aufträge, mehrere Aufträge können effizient vorkommissioniert werden. Eine individuelle Feinkommissionierung am Packtisch ist weiter möglich, Standardprodukte und -warenkörbe werden jedoch deutlich schneller abgewickelt.
Insgesamt bewährt sich die ERP-Lösung des auf die Prozessindustrien spezialisierten Anbieters als Effizienzmotor für CP Pharma: „Durch die Erstellung fester Prozesse ist der Ablauf im Tagesgeschäft nicht nur effizienter, sondern auch sicherer. Das bringt uns auch langfristig weiter nach vorne", ist sich Geschäftsführer Jens-Uwe Martsekis sicher.