In der chemischen und pharmazeutischen Industrie ist es unerlässlich, Daten zu erheben, sie zu sammeln und auszuwerten. Wer dies alles auf dem herkömmlichen, schriftlichen Weg macht, droht in Papiertürmen zu versinken. Moderne und effiziente Labordatensysteme sorgen für mehr Flexibilität, Zeitersparnis und schließlich für eine höhere Produktivität. Die Einsparpotentiale eines „Paperless Lab" sollen im Folgenden verdeutlicht werden.

Der Ist-Zustand
Ein Laborauftrag wird erstellt und kommt ins Labor. Ein Mitarbeiter nimmt die Probe in Empfang und kontrolliert die Angaben auf dem Auftragsschein. Die Entsprechende Analysenvorschrift, mit einem Umfang zwischen 10 und 100 Blättern, wird gesucht und die Aktualität kontrolliert. Im Anschluss werden die Begleitformulare erstellt respektive gedruckt. Stellt der erste Prüfpunkt beispielsweise eine HPLC-Messung dar, wurde nach der Probenvorbereitung und der ersten Messung mit genauer Protokollierung und Berichterstellung ein weiterer Papierstapel von im Durchschnitt 30 Seiten erzeugt. Nach der Kontrolle durch den Vorgesetzten werden die Ergebnisse in ein SAP-System oder LIMS eingegeben. Auch hierbei ist es oft so, dass der Mitarbeiter erst nach dem Öffnen mehrerer Untermenüs alle gesammelten Ergebnisse eingeben kann. Auch dies wird erst noch von einer weiteren Person überprüft, bevor der gesamte Papierstapel in die Qualitätssicherung gegeben wird, wo nochmals die Einträge auf dem Papier und im System überprüft werden. Inzwischen sind 16 Tage vergangen und ein beachtlicher Papierstapel (s. Tab. 1) ist entstanden. Aufsummiert werden in einem typischen mittelständischen Pharmaunternehmen ca. 1.600 Vorgänge pro Jahr dieser Art abgewickelt. Wenn man jedesmal, wenn ein Papier von einem Mitarbeiter in die Hand genommen wird, symbolisch jeweils ein Blatt auf einen Stapel legt, würde man einen Papierstapel erhalten, der eine Höhe von 720 m erreicht.

Analyse der Arbeitsabläufe
Bereits bei dieser kurzen Beschreibung wird deutlich, dass es Einsparpotential bzgl. Papier und Zeit geben muss. Es ist angebracht, eine Messung und Analyse aller Arbeitsabläufe durchzuführen. Vialis bietet in diesem Fall die Durchführung einer Multimomentanalyse (MMA) an, anhand derer das Optimierungspotential der einzelnen Prozesse aufgezeigt werden kann. Die Analyse erfolgt dabei sowohl quali- als auch quantitativ. Die MMA soll Aufschluss darüber geben, wie groß der Zeitaufwand für bestimmte Prozessschritte ist. Eine Zusatzauswertung nach Organisationen, Prozessschrittkategorien, Saison etc. kann dabei ebenfalls berücksichtigt werden. Beispielhaft ist eine prozessorientierte Auswertung des Anteils einzelner Prozessschritte in Grafik 1 gezeigt. Nach Zusammenführung und Auswertung aller Ergebnisse der MMA lassen sich diese im Rahmen des Business Case direkt in den zu erwartenden wirtschaftlichen Nutzen für das Unternehmen umlegen. Am Ende steht schließlich die technische Umsetzung unter Berücksichtigung der IT-Infrastruktur.

Tatsächliche Einsparungen
Welche Einsparungen man mit der Umstellung auf ein „Papierloses Labor" machen kann, verdeutlichen die Zahlen anhand eines Beispiels: Geht man, wie bereits am Anfang beschrieben, von einem mittelständischen Unternehmen aus, das 100 Mitarbeiter in der Qualitätskontrolle hat, 1.600 Freigaben im Jahr durchführen muss und einen Umsatz von 100 Mio. € pro Jahr erzielt, kann man von einem Dokumentationsaufwand von 70.000 Stunden im Jahr ausgehen.
Durchschnittlichen Berechnungen zufolge kann man in einem solchen Fall von einem Einsparungspotential von 35.000 Stunden ausgehen. Das entspricht der Arbeitsleistung von 20 Mitarbeitern á 45.000 € Vollkosten und damit einer Einsparung von 0,9 Mio. € im Jahr. Anders gerechnet, besteht die Möglichkeit, 360 Freigaben mehr mit dem gleichen Personalaufwand durchzuführen. Dem gegenüber stehen Investitionen von ca. 12.000 € pro Mitarbeiter und Unterhaltungskosten von 2.200€ pro Jahr und Mitarbeiter.