Das Unternehmen Dr. Hobein (Nachf.) mit Sitz im nordrhein-westfälischen Meckenheim zählt zu den führenden Spezialisten im Bereich der medizinischen Hautpflege (Eubos-Produkte). 2007 initiierte man ein IT-Projekt, um einen neuen ERP-Anbieter zu finden. Grund dafür war die Ankündigung des bisherigen Dienstleisters, die Weiterentwicklung seiner Lösung einzustellen. Am Anfang stand eine komplette Visualisierung der Unternehmensprozesse mit dem Ziel, den Ist-Zustand und damit die Anforderungen an das künftige System exakt zu ermitteln. Es entstand ein umfassender Anforderungskatalog. Die Software mit einem hohen Identifizierungsgrad, sollte branchentypische Aspekte berücksichtigen, bereits im Standard einen hohen Grad an passgenauen Funktionalitäten vorhalten, um zeit- und kostenaufwendige Individualprogrammierungen möglichst zu vermeiden, plattformunabhängig sowie leicht bedienbar sein und über eine anwenderfreundliche grafische Oberfläche verfügen.

Lösung mit hoher Flexibilität
Sou Systemhaus konnte sich schließlich mit ihrer Software Sou.matrixx gegen namhafte Mitbewerber mit zum Teil branchenspezifischen Systemen durchsetzen. Entscheidend waren dabei die präzise strukturierten Präsentationen, anwendungsseitig deckt die Lösung zudem bereits im Standard eine Vielzahl an Funktionalitäten ab und lässt sich aufgrund der durchgängigen Flexibilität für unterschiedliche Branchen konfigurieren. Die Software ist darüber hinaus intuitiv erlernbar und eignet sich optimal für einen Einsatz auf der vorhandenen IBM iSeries. Als Mittelständler punktet SOU zudem mit kurzen Kommunikationswegen.
Mit dem Vertragsabschluss im Januar 2009 wurde der Livestart für Anfang Januar 2010 festgelegt und ein konkreter Kostenrahmen fixiert. Danach starteten die Vorbereitungen für die Einführung der kompletten ERP-Lösung mit den Modulen Beschaffung/SCM (Supply Chain Management), Fertigung/VCM (Value Chain Management), Absatz/CRM (Customer Relationship Management), Management-Informationssystem/MIS und Dokumentenarchivierung. Dabei war es besonders wichtig, dass die künftigen User sich mit der neuen ERP-Software vertraut machen, entsprechende Änderungen und die Projektziele wurden daher intensiv kommuniziert. Ein genauer Projektplan ermöglichte es, dass es im normalen Tagesgeschäft zu keinerlei Verzögerungen kam. Durch die gute Vorarbeit gelangen ein zügiger Einstieg und eine schnelle Datenübernahme in Sou.matrixx. Der kaufmännische Teil ließ sich aufgrund seiner durchweg standardisierten Prozesse innerhalb kürzester Zeit einführen. Zuvor relativ heterogene Prozesse in den Bereichen Fertigung und Logistik wurden mittels der neuen ERP-Lösung logistisch modifiziert und dadurch deutlich homogener gestaltet. So konnte ein durchgängiger Workflow im Unternehmen initialisiert werden.

Termingerechter Echtstart
Dieser erfolgte Anfang Januar 2010 mit 97% des Gesamtsystems und unter Einhaltung des vereinbarten Budgetrahmens. Lediglich Anforderungen, die sich im Echtbetrieb herauskristallisierten sowie diverse Berichts- oder Formulardateien waren noch nachzubearbeiten. Insbesondere in der Fertigung, die bei medizinischen Produkten hohe Ansprüche an ein ERP-System stellt, erfüllt die Software schon im Standard die entsprechenden Anforderungen, alle Vorgänge ließen sich bereits am ersten Tag zügig und ohne Stillstand in der Produktion abwickeln.

Aufgrund der durchgängigen Automatisierung wurde eine deutliche Optimierung im Ablauf erzielt. So sind für die insgesamt 50 User aus allen Abteilungen am Unternehmensstandort Meckenheim die Prozesse im Tagesgeschäft deutlich schneller geworden, etwa durch verbesserte Möglichkeiten im Zugriff auf die vorgehaltenen Informationen oder deren minutengenaue Verfolgung. Den Entscheidern stehen zahlreiche Auswertungen und Statistiken zur Verfügung, um das Unternehmen optimal zu steuern. In der Lagerverwaltung wurde die speditionelle Abwicklung bei der Übertragung der Daten an die Transportpartner deutlich optimiert: Die Nutzung von mobilen Datenerfassungsgeräten beschleunigt die Versandprozesse. Da sämtliche Prozesse vollständig auf sou.matrixx laufen, sind aufreibende Schnittstellen-Problematiken vom Tisch. Die grafische Oberfläche macht das Arbeiten mit der Lösung wesentlich leichter und komfortabler, Masken lassen sich bedarfsgerecht anpassen. Nach Aussagen der Anwender ist der tägliche Umgang mit dem ERP-System absolut intuitiv möglich - sogar Auszubildende oder neue Mitarbeiter finden sich schon nach kurzer Zeit mit allen Modulen zurecht.

Das verantwortliche IT-Team hatte genau überlegt, welche ERP-Lösung am besten zum Unternehmen passt. Dass Sou die richtige Wahl war, bestätigen die Projektverantwortlichen unisono. Die Zusammenarbeit hat sich von Beginn an positiv gestaltet, Zeit- und Kostenpläne wurden exakt eingehalten. Entstanden ist eine durchgehend homogene IT-Landschaft mit einem konstanten Workflow. Aufgrund der positiven Erfahrungen stehen bereits nächste Projekte an, etwa die Integration der Archivierungssoftware und Zugriffsmöglichkeiten des Außendiensts inklusive eines auf Google Maps basierenden Tourenplanungstools.