Givaudan hat seine Produktsicherheits- und Gefahrgutabläufe weltweit vereinheitlicht. Die gemeinsam mit SAP und Technidata entwickelte Management-Lösung bettet sich in die Geschäftsprozesse des Weltmarktführers für Aromen und Riechstoffe ein. Dank dieser Integration kann Givaudan sein EHS (Environment, Health & Safety)-Management wirtschaftlich steuern und den Marktzugang seines umfangreichen Produktportfolios in allen Rechtsräumen absichern.

„Unsere Kunden haben hohe Qualitätsansprüche an unsere Produkte, die strengen Auflagen und komplexen Marktanforderungen entsprechen müssen", umreißt Adrien Gonckel, IT-Leiter und Mitglied des Vorstands, das regulatorische Spannungsfeld, in dem Givaudan arbeitet. Als weltweit tätiger Anbieter trifft der Konzern auf eine Vielzahl unterschiedlicher Gesetze sowie branchen- und kundenspezifischer Regelungen.
Je nach Verwendungszweck und Zielmarkt ergeben sich für ein und denselben Stoff oftmals mehrere Tausend Restriktionen. Bei einem Portfolio von rund 0,5 Mio. Produkten ergibt sich daraus eine außerordentlich vielschichtige Aufgabe für die Produktsicherheit und das Gefahrgutmanagement. „Damit wir trotz aller Komplexität weltweit handlungsfähig sind, brauchen wir ein verlässliches EHS Management, das den Mitarbeitern in Vertrieb, Produktentwicklung, Logistik und Kundendienst die erforderlichen Unterlagen prozessorientiert bereitstellt", beschreibt Vorstand Adrien Gonckel die Bedeutung des EHS-Managements für sein Unternehmen. „Um konzernweit die jeweils erforderlichen Informationen wirtschaftlich zu erschließen, haben wir gemeinsam mit SAP und Technidata unsere EHS-Prozesse harmonisiert und mit SAP EHS Management ein durchgängiges Steuerungssystem eingeführt."

Systemwechsel
Die integrierte EHS Management-Lösung trat an die Stelle einer dezentralen, stark heterogenen Systemlandschaft. Die alte Lösungswelt spiegelte das weitgehend voneinander losgelöste Vorgehen der beiden Geschäftsbereiche Aromen und Riechstoffe wider. In dieser zweigeteilten Prozesswelt hatten sich die einzelnen Landesgesellschaften Insellösungen geschaffen, mit denen sie ihre nationalen Aufgaben jeweils in Eigenregie erfüllten.
„Um die sich immer schneller verändernden Regelungen unserer Zielmärkte auch in Zukunft rechtzeitig genug umsetzen zu können, mussten wir unser damaliges Vorgehen grundlegend ändern", erinnert sich Adrien Gonckel. 2005 war der passende Zeitpunkt für den Systemwechsel gekommen. Givaudan hatte damit begonnen, die Business-Suite SAP-ERP unternehmensweit einzuführen. Der Konzern nutzte die darin eingebettete Sustainability-Anwendung SAP EHS Management, um seine Produktsicherheits- und Gefahrgutabläufe einheitlich abzubilden. Als Implementierungspartner nahm Givaudan die 2010 von der SAP übernommene Technidata unter Vertrag. Die Wahl fiel auf Technidata, nachdem das EHS-Expertenunternehmen ein belastbares Fachkonzept vorgelegt hatte, das weltweit alle Geschäftsfelder, Produkte, Stoffe und Werke abdeckte.

Wirtschaftliches EHS-Management
Mit über 80 Standorten ist Givaudan auf allen Kontinenten vertreten. Im Hinblick auf das EHS-Management sind dabei die insgesamt 33 Fertigungsstandorte und 60 Entwicklungszentren von zentraler Bedeutung. Angesichts dieser komplexen Unternehmensstruktur führte Givaudan SAP ERP und das darin eingebettete SAP EHS Management schrittweise ein. In Europa startete der Echtbetrieb im Juni 2009. Aktuell implementiert Givaudan die Lösung in den USA. Anschließend folgt der asiatisch-pazifische Raum, engl. APAC.
Einschließlich APAC deckt das durchgängige EHS-Management 30 unterschiedliche Rechtsräume ab und umfasst dabei 29 Sprachen. Die Lösung hat 700 aktive Anwender, die vor allem aus der Produktsicherheit und dem Gefahrgutmanagement kommen. Weitere 1.300 Anwender greifen über ein zentrales Dokumentenportal auf die dort abgelegten Sicherheitsdatenblätter zu.
In der Praxis stellt das integrierte EHS-Management den Mitarbeitern automatisch sämtliche Unterlagen und Informationen bereit, die sie für ihre Zielmärkte brauchen. Prozessorientiert unterstützt die Lösung den Vertrieb, die Produktentwicklung, die Logistik und den Service. Da sich die Anwendung SAP EHS Management nahtlos in SAP ERP einbettet, erhalten die Prozessbeteiligten die EHS-Informationen unmittelbar an den Stellen des Workflows, an denen sie sich gerade befinden. Beispielsweise können Givaudans Parfumeure die Formel einer neuen Kreation direkt aus ihrer Entwicklungsumgebung heraus an das EHS-Management schicken, um zu überprüfen, ob die darin enthaltenen Stoffe in den jeweils avisierten Zielmärkten Beschränkungen unterliegen.

Weltweite Rechtskonformität
Um Sicherheitsdatenblätter und Etikettendaten sowie Gefahrgutprüfungen, -einstufungen und -dokumente rechtskonform zu erstellen, nutzt das EHS-Management zwei wesentliche Datenquellen. Regulatorische Daten bezieht die Lösung aus Content-Datenbanken, die von Givaudan sowie von Industrieverbänden gepflegt werden. Zusätzliche Gesetzesdaten, Phrasenkataloge, Regelwerke und Berichtsvorlagen liefert das Content-Paket Technidata CLEO. Betriebswirtschaftliche Daten - insbesondere aus der Produktions- und Logistikkette - erschließt SAP EHS Management über die Integration in SAP ERP. Damit z.B. der Versand genaue Informationen über die Inhaltsstoffe und deren Rechtskonformität mitliefern kann, liest das EHS-System die erforderlichen Informationen aus Materialstücklisten, Einkaufsinfosätzen oder logistischen Daten der ERP-Lösung aus.
Das integrierte EHS-Management läuft vollautomatisch ab. Prüfroutinen decken unvollständige Daten sowie eventuelle Prozessabweichungen auf. Nur bei der Aufnahme von neuen Produkten pflegen Givaudans Fachleute spezifische Messdaten manuell ein. Ändert sich die Zusammensetzung eines bereits angelegten Produktes, so aktualisiert die EHS-Lösung die davon betroffenen Dokumente und regelt den erneuten Versand an die Kunden. Gleiches gilt für Veränderungen der Rechtslage. Die umfassende Integration stellt sicher, dass konzernweit ausschließlich die aktuellsten Informationen zum Einsatz kommen.
In gleicher Weise lassen sich auch Änderungen des Prozess-Workflows sicher und wirtschaftlich umsetzen. Dank der Zentralisierung müssen die betroffenen Regeln und die ihnen entsprechenden Algorithmen nur noch ein einziges Mal angepasst werden. Somit lassen sich geänderte Anforderungen kostenminimal einarbeiten und stehen allen Akteuren der Wertschöpfungskette umgehend zur Verfügung.
„Trotz immer rascherer Compliance-Änderungen bleiben wir permanent handlungsfähig", urteilt Givaudans IT-Vorstand Adrien Gonckel. „Gemeinsam mit Technidata haben wir eine weltweit verfügbare Lösungsplattform aufgebaut, auf der unsere Mitarbeiter Produkte rechtssicher entwickeln, fertigen und vertreiben können. Beispielsweise erhalten Verkäufer ebenso zuverlässig wie umfassend darüber Auskunft, welches Produkt sie welchem Kunden in welchem Land verkaufen dürfen, ohne dabei gegen geltendes nationales Recht zu verstoßen."