Forum ITC: Die technische Kommunikation modernisieren

Eine korrekte technische Dokumentation ist ebenso wichtig wie die Planung, Bauweise und Wartung von chemischen Anlagen: Bis zu 9 Mrd. € investieren deutsche Unternehmen laut einer Studie des Branchenverbandes Tekom jährlich für Technische Kommunikation. Die Erstellung von Betriebsanleitungen, Serviceliteratur oder Software-Oberflächen erfordert angepasste Prozesse, eine geeignete Infrastruktur und fachliches wie sprachliches Know-how. Das Forum ITC hat das Ziel, Wege zur Internationalen Produktkommunikation aufzuzeigen. Der Zusammenschluss von Dienstleistern und Toolanbietern präsentiert sich dieses Jahr zum vierten Mal auf der Hannover Messe.

In vielen Unternehmen führten neue, mit der Globalisierung verbundene, Kommunikationsaufgaben sowie wachsender Zeit- und Kostendruck dazu, Prozesse zu hinterfragen. Das Ergebnis zeigte, dass die Technische Kommunikation große Effizienzsteigerungspotentiale bietet: Der Bereich ist trotz Outsourcing- Quoten personal- sowie abstimmungsintensiv und wurde bisher oft vernachlässigt.

„Das Erstellen und Übersetzen von technischen Dokumenten ist ein integraler Teil der Wertschöpfungskette“, sagt der Marketing Director von Across Systems und Mitinitiator des Forums ITC Andreas Dürr. Der Weg hin zu mehr Effizienz führt dabei über stringente Workflows, Modularisierung von Inhalten und die richtigen Werkzeuge. Dies zeigt das folgende Beispiel des Schweizer-Kompressorenherstellers Burckhardt.

Mit der Einführung eines neuen Content Management Systems (CMS), mit dem Dokumente, Informationsbausteine, Grafiken und Bücher erstellt und verwaltet werden, lernte Burckhardt die Bedeutung der Terminologie kennen: „Terminologie- Wildwuchs ist eine schlechte Basis für übersichtliche und leicht verständliche Betriebs- und Wartungshandbücher“, berichtet der Technische Redakteur des Kompressenherstellers Jürg Altwegg. Für Verwaltung und Pflege einer durchgängigen technischen Terminologie brauche man leistungsfähige Tools, besonders wenn sie vom ganzen Unternehmen genutzt werden soll.

In Burckhardts Dokumentationsabteilung erstellen acht Mitarbeiter Handbücher für verschiedene Ausgabeformen wie Papier, PDF und CD. Um die zahlreichen technischen Produktvarianten, die sich z. B. bzgl. Gasart, Kupplungs- und Ventiltypen unterscheiden, in den Handbüchern zu systematisieren, werden die drei Kompressor-Produktlinien des Unternehmens im neuen CMS modular in kleinen Informations-Einheiten beschrieben, aus denen sich die jeweiligen Dokumente zusammenfügen. Das reduziert den Pflegeaufwand deutlich und es ist möglich, Handbücher mit über 400 Seiten und 1.000 beschriebenen Baugruppen schnell und kostengünstig zu generieren.

Die Granulierung der Produktinformationen bringt jedoch auch große Herausforderungen bzgl. Konsistenz und Einheitlichkeit der Formulierungen mit sich. Spätestens an dieser Stelle erkannten die Mitarbeiter von Burckhardt Compression die Notwendigkeit einer systematischen Terminologiearbeit. Heute umfasst die einheitliche Unternehmensterminologie über 3.000 Begriffe, die derzeit in sechs Sprachen in das Terminologiesystem Crossterm übernommen werden.

Das Terminologiesystem Crossterm ist eine von vielen Komponenten der integrierten Corporate Translation Management Lösung von Across. Weitere Bausteine sind ein spezieller Übersetzungs-Editor, ein Translation Memory zur Wiederverwendung von in der Vergangenheit bereits übersetzten Formulierungen und Module zur Projekt- und Workflowsteuerung sowie zum nahtlos vernetzten Arbeiten mit Übersetzungsdienstleistern und freiberuflichen Übersetzern.

Crossterm fasst alle Einträge zu einem Begriff zusammen, so dass die in Frage kommenden Termini auf einen Blick ersichtlich sind. Dabei ist es möglich, zu einem Begriff wahlweise Definitionen, Abbildungen und Zusatzinformationen sowie grammatikalische Informationen und Hinweise zur korrekten Verwendung abzulegen. Konkordanzsuche für Kontextinformationen, Terminologie- Extraktion, Schnittstellen zu Standardwörterbüchern und ein optionaler Web-Zugriff runden das System ab.

Burckhardt nutzt den möglichen Web-Zugriff auf das System, damit die Terminologie zukünftig nicht nur von der Dokumentationsabteilung, sondern von allen Mitarbeitern des Unternehmens via Crossterm Web genutzt werden kann. Das macht die Unternehmens-Terminologie zu einer Basis für die gesamte technische Unternehmenskommunikation.

Um den Mitarbeitern die Anwendung zu erleichtern, entschied sich der Kompressorenhersteller für eine Nutzung ohne Anmeldung im System. „Denn die beste verbindliche Terminologie nutzt wenig, wenn sie nicht konsequent angewendet wird, weil etwa Nutzungsbarrieren bestehen“, sagt Jürg Altwegg.

Solche Sachverhalte und die damit verbundenen Problemstellungen sind das Fachgebiet der im Forum ITC zusammengeschlossenen Firmen. „Das Forum ITC zeigt neue Wege zur weltweiten Produktkommunikation und versteht sich als Treffpunkt für alle, die in der Industrie hierfür Verantwortung tragen“, so Andreas Dürr. „Aufgrund der breit gefächerten Kompetenzen innerhalb der Forums- Mitglieder findet hier jeder den richtigen Ansprechpartner.“

Das Forum ist in diesem Jahr zum vierten Mal in Folge auf der Hannover Messe vertreten. Interessenten können sich am Gemeinschaftsstand z. B. über Redaktions-, Katalog- und Contentsysteme informieren. Gemeinsam ist allen vorgestellten Systemen die Modularisierung von Texten, um die Erstellung und Publizierung von Inhalten zu strukturieren. Die gezeigten Übersetzungssysteme beschäftigen sich mit Terminologielösungen und Translation Memories, Übersetzungsprozessen und -workflows, maschinellem Übersetzen und integrierten Lösungen für die nahtlose Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Zudem bieten die am Forum beteiligten Dienstleister vielfältige Hilfestellungen von Consulting und Systemintegration über Terminologie- und Prozessberatung bis hin zu Redaktions- und Übersetzungs-Services.